Gemeente Office 365 Moderne Werkplek
“Het Nieuwe Werken werkt. Medewerkers loggen in via remote desktop en ze hebben alles wat ze nodig hebben.”
Ralf Hermsen
Projectleider bij de Gemeente Zeist

Hoe een gemeente thuiswerken omarmt

“Het is heel simpel, niet iedereen is altijd aanwezig omdat mensen vrij zijn, thuis werken of op pad zijn voor de gemeente. Met veel minder werkplekken kunnen we toch iedereen bedienen,” legt Ralf Hermsen, projectleider bij de gemeente Zeist, uit. “De flexibele werkplek is een enorme stap voorwaarts als het gaat om productiviteit en kostenreductie.” Een werkplek kost nog maar zestig tot zeventig procent van een gemiddelde werkplek (ten opzichte van M&I Benchmark 2013).

Alle wensen uitvoerbaar

Alles ging op de schop. De gemeente gebruikte nog een Novell-omgeving met virtualisatie op basis van VMware. Via Citrix waren er beperkte mogelijkheden tot thuiswerken. “We stonden voor de keuze om alles uit te besteden of het meeste toch intern te houden. De gemeente koos ervoor om alles in eigen hand te houden: op een paar producten na konden we al onze wensen uitvoeren met behulp van een Microsoft-omgeving. Waar we vroeger heel veel verschillende leveranciers hadden, kijken we nu welke leveranciers bij ons passen en welke nodig zijn bij onze nieuwe manier van werken. Zo werken we voor de onderdelen Microsoft Intune, EMS, Azure Active Directory, Hyper-V en System Center samen met InSpark.”

 Altijd en overal werken in de Cloud

Het valt Hermsen op dat collega’s de nieuwe omgeving enthousiast oppikken: “Ze hebben een smartphone of laptop voor onderweg en thuis – dat maakt het werken makkelijker, slimmer en efficiënter.” Voor het beheer maakt het niet meer uit om wat voor device het gaat. “Met behulp van EMS en Azure Active Directory Premium bieden we op alle apparaten ook interne webapplicaties aan, zoals ons social intranet.” Hiermee benadrukt Hermsen meteen de kracht van EMS en Office 365. Om te kunnen werken is enkel een apparaat met internetverbinding nodig om in de Cloud te komen. “Het Nieuwe Werken werkt. Medewerkers loggen in via remote desktop en ze hebben alles wat ze nodig hebben.” Voor het beheer van apparaten en software koos Zeist de Enterprise Mobility Suite van Microsoft, gebaseerd op Azure Active Directory Premium, Azure Rights Management en Intune. Het cloudplatform wordt ook de basis voor de beeldbank, waar foto’s worden opgeslagen en ontsloten. “Vanwege de verschillende softwareoplossingen moest systeembeheer voorheen voor diverse scenario’s verschillende pakketten maken. De afgelopen tijd zijn we gaan stroomlijnen, waardoor het totaalplaatje veel overzichtelijker is en eenvoudiger te beheren. Dankzij het social intranet kan de gebruiker ook zelf bijdragen aan de organisatie en informatie delen. De omgeving wordt helemaal zelfvoorzienend ingericht. Het is belangrijk dat we de mensen erbij betrekken. Zij zijn immers de drijvende kracht van de organisatie.”

 De keuzes die we samen met Gemeente Zeist maakten

  • Dankzij Office 365 zijn ook Apple-producten net als de standaard Nokia Lumia’s te beheren met EMS.
  • Met behulp van EMS en Azure Active Directory Premium biedt de gemeente op de apparaten ook interne webapplicaties aan, zoals social intranet.
  • Lync en Windows Phone-toestellen leveren kostentechnisch veel voordelen op.
  • Lync Voice integreert mobiele en vaste telefonie volledig en maakt instant messaging en video conferencing mogelijk.
  • De toevoeging van Anywhere365 op het Lync-platform reduceert de meestal hoge kosten voor het inrichten van een Contact Center.
  • Met Enterprise Mobility Suite van Microsoft voor het beheer van apparaten en software – dat is gebaseerd op Azure Active Directory Premium, Azure Rights Management en Intune – kunnen via de Cloud software en apparaten worden uitgerold en beheerd.
  • Het cloudplatform wordt ook de basis voor de beeldbank, waar foto’s worden opgeslagen en ontsloten.

En tot slot: nog wat achtergrond over dit project

De Gemeente Zeist stapte enkele jaren geleden over op een Microsoft-omgeving in combinatie met Het Nieuwe Werken. Het resultaat is een modern ingerichte werkomgeving in het gemeentehuis, dat uit verschillende gebouwen bestaat. Overal hangen interactieve schermen met heldere plattegronden – medewerkers zien precies op welke afdeling een plekje vrij is.

SHARE
Dave Kiwi

Managing Partner

Ook zo’n ambitie in je eigen organisatie?
Dave vertelt je graag meer.