Onze persoonlijke mail, foto’s en gegevens slaan we al een aantal jaar op in de cloud, maar met een heel bedrijf overstappen naar werken in de cloud is net iets meer werk dan het instellen van een persoonlijke OneDrive. Toch is het ook voor bedrijvenheel makkelijk om te werken in de cloud en er zitten veel voordelen aan een totaalpakket als Microsoft 365.
Daarom is het goed om te kijken wat Microsoft 365 te bieden heeft. Wat zijn de voordelen van Microsoft 365 en wanneer is dit totaalpakket de beste oplossing voor een organisatie?
Wat is Microsoft 365?
Microsoft 365 is een software as a Software as a Service (SaaS) abonnement, waarmee je als particulier, ondernemer, bedrijf, onderwijsinstelling of organisatie een totaalpakket aan IT-diensten geleverd krijgt. In Microsoft 365 zit alles wat je nodig hebt om productief te zijn, van Microsoft Word tot aan beveiligingssoftware om je bestanden en apparaten te beschermen. Uiteraard worden daarbij alle voordelen die de cloud heeft ten volle benut.
Wat is het verschil met Office 365?
Het totaalpakket van Microsoft gaat net een stap verder dan Office 365. Waar Office 365 zich richt op productiviteit applicaties, biedt Microsoft 365 een totaalpakket met ondersteuning voor Windows 10, apparaatbeheer binnen een organisatie en geavanceerde beveiligingsmogelijkheden. Daarnaast heb je met Microsoft 365 uiteraard ook toegang tot alle Office 365-applicaties, zoals Word, Excel, OneNote en Powerpoint.
Werken op elk gewenst apparaat
Het kan zijn dat binnen je organisatie de apparatuur waar iedereen mee werkt gestandaardiseerd is, maar het komt nog vaak genoeg voor dat er op verschillende computers, laptops of tablets gewerkt wordt. Soms komt dit omdat er nog geen modernisering heeft plaatsgevonden of omdat werknemers graag zelf hun hun device kiezen. Wat de situatie ook is, Microsoft 365 wordt op de meeste apparaten en besturingssystemen ondersteund.
Ook kan er moeiteloos gewisseld worden tussen devices. Op die manier kunnen gebruikers bijvoorbeeld op kantoor gebruik maken van een desktop computer met Windows 10 en thuis op hun iPad aan dezelfde documenten verder werken via de iOS-apps van Microsoft 365. Zo kun je zelfs zonder wachtwoorden, onafhankelijk van één device, altijd en overal werken.
De voordelen van SaaS
Bij veel bedrijven voldoen de IT-voorzieningen niet meer aan de hoge eisen van het snel ontwikkelende IT-landschap. Trage file servers, ingewikkelde VPN-verbindingen en gedateerde apparatuur kunnen een enorme bottleneck vormen voor de productiviteit van werknemer. Maar misschien nog wel de belangrijkste reden is het beveiligen en updaten van deze verouderde voorzieningen duur en soms zelfs onmogelijk is, wat de nodige risico’s met zich meebrengt.
Met SaaS zoals Microsoft 365 worden deze problemen en veiligheidsrisico’s in een keer weggenomen. De voordelen van SaaS is voor elk bedrijf hetzelfde. Niet langer is er een dure, interne IT-afdeling nodig, maar worden de clouddiensten voor een vast bedrag per maand via een externe partij geleverd. Dit neem de risico’s weg van verouderde apparatuur die uitvalt. Zo komt een onderneming niet plotseling voor hoge kosten te staan, omdat er in nieuwe software geïnvesteerd moet worden.
Buiten de financiële voordelen die SaaS biedt is er ook een groot technologisch voordeel. Werken in de cloud neemt de noodzaak voor vpn-verbindingen weg en zorgt ervoor dat alle werknemers overal en altijd veilig kunnen werken. Iedereen logt in met zijn Microsoft account en kan meteen aan het werk, zonder dat er eerst verbinding gelegd hoeft te worden met een externe file server.
