Beginnen met AI? Het is makkelijker dan je denkt

Stel je voor… 

Je werkt voor een serviceafdeling en je ontvangt dagelijks uit verschillende kanalen meerdere serviceaanvragen per email. Deze moet je beoordelen op dezelfde aspecten zoals volledigheid en urgentie. 

Of… 

Je bent verantwoordelijk voor de prestaties van een aantal vestigingen van een winkelketen. Elke dag moet je door het CRM-systeem lopen om het dag verslag van iedere vestiging te lezen, samenvatten en op acteren. 

Of… 

Je bent verantwoordelijk voor externe communicatie. Helaas loopt dit niet volgens de toon en sfeer die jouw organisatie wilt uitstralen. Aan jou de taak dit te beoordelen en waar nodig te herschrijven. 

Allerlei repeterende activiteiten waar ik eerlijk gezegd al moe van word bij de gedachte eraan, laat staan dat ik ze moet uitvoeren.  

Van herhaalwerk naar superkracht: Laat AI jouw digitale collega zijn. 

Iedereen heeft ze: die terugkerende taken waar je geen energie van krijgt, maar die toch elke dag moeten gebeuren. Of het nu gaat om het doorspitten van rapporten, het beoordelen van inkomende e-mails of het bijwerken van standaardcommunicatie. Het kost tijd, aandacht en motivatie. 

Je zou deze taken kunnen overdragen aan een collega, maar goed, als jij er al geen zin in hebt waarom je collega wel? Wat als je jouw eigen digitale collega bouwt? 

Dat klinkt mooi en past ook goed in de huidige tech hype dat AI is. Tegenwoordig staat het tech nieuws bol van Artificial Intelligence. AI-Agents voor en AI-agents na. Door al dit overweldigende nieuws merk ik dat organisaties wel willen, maar het gebruik van AI niet goed kunnen overzien en niet goed weten waar te beginnen. 

Dankzij tools zoals Microsoft Power Platform | AI en Microsoft Power Platform | AI Builder kan je laagdrempelig zonder programmeerkennis slim en overzichtelijk automatiseren en AI integreren. Laten we even teruggrijpen op de eerdergenoemde casussen en kort kijken hoe deze met behulp van simpele AI-technieken, zonder Agent ontwikkeltrajecten kunnen ondersteunen.  

1. Inbox met inzicht: AI als Service-Coördinator
   Je begint je dag met een inbox vol serviceverzoeken. Elk e-mailtje moet je inschatten: Is dit dringend? Is alle informatie aanwezig? Naar wie moet dit toe? Het is repetitief, foutgevoelig en tijdrovend. 

Wat AI voor je doet: 
Met Power Automate en AI-Builder ontwerp je een flow die e-mails automatisch leest en evalueert. De AI scant op trefwoorden zoals “storing”, “klacht” of “productnaam”, herkent emotionele toon (zoals frustratie of urgentie), en bepaalt of de aanvraag compleet is. Aan de hand daarvan: 

• Wordt urgente communicatie direct gelabeld en doorgestuurd. 
• Ontbrekende informatie kan automatisch worden gemeld terug aan de aanvrager. 
• Niet-dringende vragen belanden automatisch in een geordende wachtrij. 

Impact: 
Je creëert overzicht, voorkomt fouten, en je houdt en tijd over voor daadwerkelijke klantoplossingen. AI wordt letterlijk jouw digitale service-assistent. 

AI leest, beoordeelt en prioriteert voor je. Geen handwerk meer. 

2. Van rapport tot actiepunt: dagverslagen met brains
   Je beheert meerdere vestigingen. Dagverslagen druppelen binnen via het CRM-systeem, en jij bent verantwoordelijk voor actie. Maar het handmatig filteren van relevante info? Dat kost alleen maar tijd. 

Wat AI voor je doet: 
Met behulp van GPT-modellen via AI-Builder automatiseer je het analyseren van die rapporten. De AI: 

• Leest automatisch de dagelijkse vestigingsrapporten. 
• Vat ze per locatie samen tot max. vijf kernpunten. 
• Identificeert afwijkingen of trends (bijvoorbeeld afnemende klanttevredenheid). 
• Geeft proactief suggesties voor vervolgacties. 

Impact: 
Je dag start met een handig overzicht waarin direct zichtbaar is wat jouw aandacht vereist. Minder reactief vergaderen, meer strategisch handelen. 

Van dikke rapporten naar een dagelijkse “wat-je-moet-weten-samenvatting.” 

3. Juiste tone of voice? Laat AI meeschrijven
   Je organisatie wil professioneel, toegankelijk en klantgericht overkomen. Maar intern gebruikt iedereen een andere schrijfstijl: formeel, informeel, soms ronduit wollig. Jij herschrijft teksten om consistentie te waarborgen, een dagtaak op zich. 

Wat AI voor je doet: 
Door voorbeelden van de gewenste tone of voice te trainen in een herformuleer-model (bijvoorbeeld in Power Apps of Copilot Studio), kun je medewerkers helpen de juiste stijl direct toe te passen. De AI: 

• Analyseert aangeleverde teksten op stijl, helderheid en tone of voice. 
• Stelt suggesties voor herschrijven voor volgens jouw organisatiestijl. 
• Leert van jouw feedback om steeds beter te worden. 

Impact: 
Je verandert de rol van communicatiebeheerder naar coach. Collega’s worden zelfstandiger én de merkidentiteit blijft intact. 

Consistente communicatie. Geen lesje Nederlands meer bij elke e-mail 

De kern van het verhaal is, laat complexe technologie geen drempel zijn. Zet vandaag de eerste stap richting eenvoud en effectiviteit. Neem contact met ons op en wij helpen je vooruit. Of kijk op www.inspark.nl/oplossing/business-apps/microsoft-power-platform