Veel organisaties werken inmiddels met Microsoft 365 Copilot. Dat je hiermee toegang krijgt tot je bestanden via Copilot in Word, Outlook of Teams, is bij de meeste mensen wel bekend. Maar wist je dat je ook je eigen AI-assistenten kunt inzetten binnen SharePoint? In deze blog lees je wat SharePoint Agents zijn, wat je nodig hebt om ermee te starten en hoe je ze slim inzet binnen jouw organisatie.
Wat is een SharePoint Agent?
Een SharePoint Agent is een AI-assistent die gekoppeld is aan een specifieke SharePoint-site. Gebruikers kunnen in gewone taal hun vragen stellen, bijvoorbeeld: "Wat is het declaratiebeleid?" of "Hoe vraag ik verlof aan?". De agent zoekt het antwoord in de documenten en lijsten die op die SharePoint site staan, en geeft een gericht antwoord terug.
Op SharePoint-sites kun je zelf agents maken die alleen informatie gebruiken uit specifieke bibliotheken of over een bepaald onderwerp. Zo maak je de agent extra relevant voor een bepaald team of proces.
Wat heb je nodig om een SharePoint Agent te gebruiken?
Om zelf een agent te maken of aan te passen, heb je het volgende nodig:
- Een Microsoft 365 Copilot-licentie - SharePoint Agents zijn onderdeel van Microsoft 365 Copilot. Als alternatief is er een Pay-As-You-Go-model beschikbaar, zodat gebruikers zonder Copilot licentie de Agent ook kunnen gebruiken.
- Bewerkingsrechten op de site - Je moet rechten hebben om de site-inhoud te bewerken. Vaak zijn dit site-eigenaren of leden met de rol ‘bewerken’.
- SharePoint Online – uiteraard heb je bestanden op SharePoint Online sites nodig.
Twee praktijkvoorbeelden
- HR-agent
Een HR-team maakt een agent aan op de site waar het personeelshandboek staat. Medewerkers kunnen nu snel vragen stellen zoals “Hoeveel vakantiedagen heb ik?” of “Hoe dien ik een declaratie in?”. De agent haalt het antwoord direct uit het handboek.
- IT-supportagent
De IT-afdeling richt een agent in op de interne IT-kennisbank. Gebruikers kunnen vragen stellen als “Hoe reset ik mijn wachtwoord?” of “Hoe installeer ik Teams opnieuw?”. Dat scheelt tijd voor zowel de gebruiker als de servicedesk.
Tips voor een goede SharePoint Agent
- Begin met een duidelijk doel - Vertel de agent wat deze moet oplossen. Een afgebakende taak levert betere antwoorden.
- Beperk de bronnen - Koppel alleen de relevante sites, mappen of bestanden. Liever minder, maar duidelijke informatie.
Stel voorbeeldvragen in - Gebruik de instellingen om een welkomstbericht en voorbeeldvragen toe te voegen. Dit helpt de gebruiker op weg.
- Houd de inhoud up-to-date - Verouderde documenten leiden tot verkeerde antwoorden. Controleer regelmatig wat de agent gebruikt.
- Publiceer de Agent in Teams - Zo is de agent voor collega’s snel te vinden.
- Voorkom wildgroei - Omdat agents makkelijk zijn aan te maken, is goede governance belangrijk. Denk aan afspraken over wie agents mag maken en hoe ze beheerd worden.
Zelf aan de slag met AI Agents?
Wil je ontdekken hoe je SharePoint Agents en Microsoft Copilot optimaal inzet binnen jouw organisatie? Schrijf je dan in voor onze AI Agent in a Day workshop. Tijdens deze interactieve sessie leer je stap voor stap hoe je slimme AI-assistenten bouwt die direct waarde toevoegen.