Wie tijdens het werk een vraag heeft over HR, IT of een protocol, wil niet eerst verschillende systemen en kennisbanken doorzoeken. De informatie is er vaak wel, maar staat niet altijd op de plek waar een medewerker zoekt. Dat kost tijd en onderbreekt het werk.
Beweging 3.0 wil die zoektocht korter maken. Vanuit haar eigen Digitale Visie en Strategie en AI-strategie ontwikkelt de zorgorganisatie een digitale assistent voor collega’s. De assistent krijgt een plek in het intranet en gebruikt Copilot binnen de Microsoft 365-omgeving van Beweging 3.0. Medewerkers kunnen er in gewone taal een vraag stellen en krijgen informatie uit de bronnen die voor de assistent beschikbaar zijn gemaakt.
KPN Health en InSpark ondersteunen Beweging 3.0 bij de realisatie. De koers, de behoeften van collega’s en de kaders van Beweging 3.0 bepalen hoe de assistent wordt ontwikkeld en ingezet.
Beweging 3.0 biedt Wijkverpleging, Woon-zorg en revalidatie. De organisatie werkt vanuit het uitgangspunt ‘digitaal als het kan’. Digitalisering en AI zijn daarbij geen doel op zich. Een toepassing moet merkbaar bijdragen aan prettig werken, goede ondersteuning en zorg, en ruimte voor persoonlijk contact.
Voor de Digitale Assistent ligt de eerste toegevoegde waarde bij collega’s. Minder zoeken en schakelen helpt collega's om hun werk eenvoudiger te organiseren en maakt ruimte voor hun vakmanschap en voor persoonlijk contact met inwoners en cliënten. De assistent verandert de professionele verantwoordelijkheid niet. Een medewerker beoordeelt zelf welke informatie in een situatie relevant is en hoe die wordt toegepast.
“Het moet waarde toevoegen voor onze inwoners en collega’s.”
Marleen Bron | Directeur Digitalisering & Data bij Beweging 3.0
Beweging 3.0 heeft de afgelopen jaren samen met KPN Health en InSpark gewerkt aan de omgeving waarin collega’s digitaal werken. De organisatie beschikt onder meer over een beheerde, plaatsonafhankelijke werkplek. Voor veel collega’s is de smartphone het primaire apparaat. InSpark monitort de cloudomgeving vanuit het Cloud Security Center.
Die basis is relevant voor de ontwikkeling van de Digitale Assistent. De toepassing moet aansluiten op de manier waarop medewerkers al werken en op de afspraken die Beweging 3.0 hanteert voor toegang, privacy, informatiebeveiliging en verantwoord gebruik van AI. Meer over de inrichting van de digitale werkplek staat in de KPN-referentie over Beweging 3.0.
De Digitale Assistent is bedoeld voor vragen die collega’s tijdens hun werk regelmatig tegenkomen. Dat kunnen organisatorische vragen over HR of IT zijn, maar ook vragen waarvoor een actueel protocol of een werkinstructie nodig is. Copilot zoekt in de aangesloten bronnen en toont informatie die bij de vraag past. Een medewerker hoeft daardoor minder vaak zelf te bepalen in welk portaal, document of systeem het antwoord staat.
Als een vraag verdere opvolging nodig heeft, kan vanuit de assistent een ticket in TOPdesk worden aangemaakt. Het vinden van informatie en het inschakelen van ondersteuning komen zo dichter bij elkaar.
De Digitale Assistent geeft geen individueel zorgadvies en gebruikt daarvoor geen cliëntgegevens. De toepassing helpt collega’s om algemene informatie, protocollen en werkinstructies te vinden. De medewerker blijft verantwoordelijk voor de professionele beoordeling en voor besluiten over de zorg.
De assistent wordt ontwikkeld binnen de Microsoft 365-omgeving van Beweging 3.0 en sluit aan op de bestaande kaders voor toegang, privacy en informatiebeveiliging. Daarbij gelden de bestaande kaders voor toegang, privacy en informatiebeveiliging. Beweging 3.0 betrekt ook haar uitgangspunten voor verantwoord gebruik van AI bij keuzes over bronnen, functionaliteit, beheer en gebruik.
De ontwikkeling komt voort uit de Digitale Visie en Strategie van Beweging 3.0. KPN Health en InSpark werkten samen aan de realisatie. KPN Health brengt kennis van de zorgsector, de bestaande samenwerking en het digitale fundament in. InSpark draagt bij met expertise op het gebied van Microsoft Cloud, data, AI en security.
Voor de Digitale Assistent komen deze vakgebieden samen. De toepassing moet technisch aansluiten op de digitale werkplek en tegelijk passen binnen de manier waarop Beweging 3.0 wil werken. De behoeften van collega’s en de eigen kaders van de organisatie blijven daarbij het vertrekpunt.
De Digitale Assistent bevindt zich nog in ontwikkeling en is nog niet breed binnen de organisatie uitgerold. Beweging 3.0 ontwikkelt de toepassing daarom stapsgewijs. Iedere volgende stap begint bij een concrete behoefte van collega’s. Daarna wordt bekeken of de toepassing voldoende waarde toevoegt en of zij veilig en beheersbaar kan worden ingezet.
De effecten op zoektijd en de ervaring van gebruikers kunnen pas goed worden beoordeeld als de assistent breder wordt gebruikt en de meetmethode duidelijk is. Tot die tijd verbindt Beweging 3.0 geen kwantitatieve resultaten aan de toepassing.
Op termijn kan Beweging 3.0 de oplossing mogelijk uitbreiden met agents voor specifieke processen. Ook daarbij geldt dat een toepassing pas wordt toegevoegd als het doel duidelijk is en de toegevoegde waarde, veiligheid en beheersbaarheid voldoende zijn uitgewerkt.
“Voor ons is AI geen doel op zich. Met de Digitale Assistent willen we collega's ondersteunen om makkelijker de juiste informatie te vinden, zodat technologie helpt om het werk eenvoudiger te maken en ruimte te houden voor wat echt telt: vakmanschap en persoonlijk contact."
Marleen Bron | Directeur Digitalisering & Data
InSpark helpt zorgorganisaties om AI te verbinden met hun informatie, processen en Microsoft-omgeving. Daarbij kijken we naar de praktische behoefte, de technische inrichting en de voorwaarden voor veilig en verantwoord gebruik. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.