Binnen anderhalve maand ging bij Provincie Utrecht een volledig nieuw intranet live. Een prestatie die laat zien wat mogelijk is als strategie, technologie en samenwerking samenkomen. Met het nieuwe intranet beschikt de provincie over een modern platform waarmee medewerkers eenvoudig informatie vinden, beter verbonden blijven en klaar zijn voor toekomstige innovaties.
Provincie Utrecht werkte met een intranet dat onvoldoende mogelijkheden bood voor moderne communicatie en informatievoorziening. Bovendien was de inrichting verouderd: functionaliteiten overlapten deels met Microsoft Teams, wat zorgde voor onduidelijkheid en versnippering.
Studenten van Hogeschool Utrecht hebben voor de provincie onderzoek gedaan naar de wensen van medewerkers voor een nieuw intranet. Zo werd duidelijk dat er behoefte was aan een duidelijk onderscheid tussen formele organisatieberichten en informele interne communicatie. “Collega’s wilden niet dat belangrijke nieuwsberichten wegvielen tussen informele updates. Die scheiding was echt nodig,” vertelt Matthijs van der Ven, communicatieadviseur interne communicatie bij de provincie.
Ook maakte de strategische keuze voor Microsoft het logisch om het intranet als centrale hub binnen het Microsoft 365-landschap te positioneren. Het nieuwe platform moest overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig zijn. Passend bij de manier waarop medewerkers tegenwoordig werken: digitaal, mobiel en verbonden via Teams en SharePoint.
InSpark werkte volgens een beproefde aanpak: een intranet op basis van Microsoft 365, verrijkt met eigen componenten zoals een smoelenboek, nieuwsmodules en een applicatieoverzicht.
Hoewel 95% van de inrichting bestond uit InSpark’s best practices, vroeg de provincie om maatwerk bij de contentmigratie. Omdat het oude systeem niet rechtstreeks te migreren was, ontwikkelde InSpark een export–importproces waarmee honderden pagina’s snel en zorgvuldig konden worden overgezet.
De grootste uitdaging: tijd. Het intranet moest binnen zes weken live. Dankzij een duidelijke planning, korte communicatielijnen en pragmatische keuzes werd die deadline gehaald.
“We hadden van tevoren goed nagedacht over wat we wilden. Daarna was het vooral pragmatisch omgaan met de mogelijkheden die er waren,” aldus Matthijs. “Je kunt bij dit soort projecten alle kanten op, maar door vast te houden aan een duidelijk beeld en daar de beste oplossing bij te kiezen, maak je echt vaart.”
De keuze om zo snel live te gaan, betekende ook dat het nog geen 100% volledig of perfect eindresultaat was. Na de livegang is er nog doorgewerkt om zaken af te ronden, toe te voegen en aan te scherpen. “Dat vraagt om geduld en begrip van de gebruikers, maar geeft ook de mogelijkheid om de eerste opgedane lessen meteen te verwerken. Zo zijn we na livegang nog bezig geweest met zoekresultaten, retentiebeleid en uitgebreidere statistieken via een PowerBi-dashboard.”
De samenwerking tussen Provincie Utrecht en InSpark verliep intensief maar soepel. Er was een klein kernteam, met duidelijke rollen en korte lijnen.
“Het voelde bijna alsof we één team waren,” vertelt Matthijs. “Iedereen werkte aan hetzelfde doel, beslissingen werden snel genomen en niemand hoefde lang te wachten op antwoorden. Dat maakte echt het verschil.”
Peter Hofstee, Principal Consultant bij InSpark, vult aan: “Succes in dit soort trajecten valt of staat met eigenaarschap en keuzes durven maken. Bij Provincie Utrecht waren de rollen en verantwoordelijkheden helder, en dat zie je terug in het tempo en resultaat.”
Het nieuwe intranet is volledig geïntegreerd in de Microsoft 365-omgeving en via Viva Connections direct toegankelijk in Teams en op mobiele apparaten. Medewerkers ontvangen meldingen over nieuws en updates rechtstreeks in Teams en kunnen vanuit daar door naar het intranet.
Dankzij de koppeling met Microsoft Entra ID en de HR-applicatie als bronsysteem worden profielgegevens automatisch gesynchroniseerd. Binnen een week na livegang had 75% van de 1.600 medewerkers het intranet bezocht en hun profiel aangevuld. Een duidelijk teken van gebruiksgemak en betrokkenheid.
“De reacties zijn positiever dan ik van tevoren had durven hopen,” zegt Matthijs. “Collega’s vinden het overzichtelijk, ze kunnen snel nieuws, applicaties en collega’s vinden. En het smoelenboek met filters maakt het echt makkelijker om de juiste persoon te vinden.”
De provincie beschikt nu over:
De case van Provincie Utrecht laat zien dat een nieuw intranet geen maanden hoeft te duren. Met een duidelijke visie, een beslissingsbevoegd projectteam en een beproefde aanpak kan de overgang snel, soepel en succesvol verlopen.
“Zorg dat degene die het project leidt ook echt het mandaat heeft om keuzes te maken,” adviseert Matthijs. “Anders blijf je vergaderen over details die uiteindelijk nauwelijks impact hebben. Durf te kiezen en houd vast aan je visie.”