{"id":860,"date":"2017-09-04T14:49:02","date_gmt":"2017-09-04T14:49:02","guid":{"rendered":"https:\/\/www.inspark.nl\/?p=860"},"modified":"2019-01-30T09:22:19","modified_gmt":"2019-01-30T09:22:19","slug":"5-tips-voor-zorgeloos-document-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.inspark.nl\/5-tips-voor-zorgeloos-document-management\/","title":{"rendered":"5 tips voor zorgeloos document management"},"content":{"rendered":"
Waarom is het dat document management nog steeds zo moeizaam verloopt? Vaak zien we dat document management processen goed zijn beschreven en ingericht, maar dat het in de praktijk nog niet goed gaat. Daarom besloten we om dit samen met de klant verder te gaan onderzoeken.<\/p>\n
Document management is bij de meeste organisaties begonnen met de opslag van documenten in een folderstructuur. Een groot deel daarvan doet het nog steeds zo. Hierbij is het aan de gebruikers om een document op de juiste plek op te slaan en terug te zoeken via deze folderstructuur. We zien vaak het volgende gebeuren bij deze manier van werken:<\/p>\n
Met SharePoint<\/a> is het mogelijk om documenten te voorzien van metadata. Dit zijn gegevens die de karakteristieken van een document beschrijven. Documenten zijn goed vindbaar als de metadata zorgvuldig is ingevuld. De gebruikers zijn hiervoor verantwoordelijk.<\/p>\n Maar waar moet de gebruiker het document nu opslaan? Hier moeten procesafspraken voor worden gemaakt. Deze moeten bekend zijn voor de gebruiker. Ook moeten zij zich eraan houden. Dit is vaak een behoorlijke uitdaging. In de praktijk zien we dat de discipline die nodig is voor het (op de juiste plek) opslaan en het vullen van de metadata slechts bij een deel van de gebruikers aanwezig is. Het gevolg is dat documenten nog steeds slecht terug te vinden zijn.<\/p>\n De meeste documenten die worden aangemaakt zijn onderdeel van een bedrijfsproces. De administratie van deze bedrijfsprocessen vindt plaats in een ERP-systeem. Het betreft gestructureerde processen rondom bedrijfsentiteiten. Denk hierbij bijv. aan een medewerker in een SAP HR-systeem<\/a>, een asset in een Maximo assetmanagement-systeem of een product in een SAP ERP-systeem. Voor document management met betrekking tot deze documenten hebben we vijf tips:<\/p>\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Waarom is het dat document management nog steeds zo moeizaam verloopt? Vaak zien we dat document management processen goed zijn beschreven en ingericht, maar dat het in de praktijk nog niet goed gaat. Daarom besloten we om dit samen met de klant verder te gaan onderzoeken. De uitdagingen van document management Document management is bij … Continued<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":16,"featured_media":865,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[7389],"tags":[7409],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.inspark.nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/860"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.inspark.nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.inspark.nl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.inspark.nl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/16"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.inspark.nl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=860"}],"version-history":[{"count":7,"href":"https:\/\/www.inspark.nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/860\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":8629,"href":"https:\/\/www.inspark.nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/860\/revisions\/8629"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.inspark.nl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/865"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.inspark.nl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=860"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.inspark.nl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=860"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.inspark.nl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=860"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}Hoe help ik de gebruikers met document management?<\/strong><\/h2>\n
\n