Waarom de meeste bedrijven hun Microsoft-licenties verkeerd aanpakken

Microsoft-licentiebeheer: kostenpost of strategische hefboom?

In deze aflevering spreken Emiel en Toine over de valkuilen van licentiebeheer als bijzaak.

Wat gebeurt er als je te laat begint? Hoe voorkom je verrassingen bij de verlenging? En wat doen organisaties anders die wél grip hebben op hun Microsoft-licenties?

In deze aflevering hoor je hoe je Microsoft-licentiebeheer verandert van kostenpost naar strategische hefboom. En waarom inzicht, ritme en timing het verschil maken bij elke verlenging.

🎧 Liever luisteren dan lezen? Bekijk hier de hele aflevering:

Het voelt als een bijzaak… tot je verlengt

Licentiebeheer leeft vaak onder de radar. Een Excelletje hier, wat handmatige toewijzingen daar. Niemand die er wakker van ligt. Tot de verlengdatum nadert. Dan schuift het onderwerp ineens van bijzaak naar boardroom. Want nu moet het snel. En precies. En verantwoord.

Je kent het moment. Er wordt gezocht naar actuele usage-data. Contracten worden erbij gepakt. En de mailbox vult zich met vragen als: wie gebruikt dit nog, waarom hebben we hier zoveel van, kunnen we dit niet onderbrengen in CSP. Het probleem? Eigenlijk weet niemand het zeker.

De security-roadmap zit vol. De budgetten zijn dichtgetimmerd. En ondertussen probeert iemand grip te krijgen op een licentiehuishouden dat het hele jaar niemand echt strak heeft gevolgd.

Wat volgt is haastwerk. Verlengen op basis van oude aannames. E5 voor iedereen, want dan zitten we tenminste safe. CSP of EA? Geen tijd om het rustig af te wegen.

Niet omdat je geen strategie hebt. Maar omdat licentiebeheer nog steeds wordt gezien als een operationele taak. Iets wat erbij hoort. Niet iets waar je op stuurt. En dat is precies waar het misgaat.

Want zonder ritme is er alleen reactie. En wie pas begint met optimaliseren op het moment van verlengen is eigenlijk al te laat.

Microsoft-licenties zijn geen sprint, het is een schaakspel

Veel organisaties benaderen licentiebeheer alsof het een jaarlijkse race is. Alles op alles rond de verlengdatum. Even vol gas, dan weer een jaar niks. Maar zo werkt het spel allang niet meer.

Microsoft-licenties zijn geen sprint. Het is een schaakspel dat zich het hele jaar afspeelt. Wie pas denkt op het moment dat de klok tikt, loopt altijd achter de feiten aan.

De regels zijn niet eenvoudig. CSP, EA, add-ons, werkplekken die switchen, gebruik dat fluctueert.

Het gaat niet alleen om aantallen of tarieven, maar om het grotere geheel: wat heb je wanneer nodig, in welke vorm, en wat betekent dat voor kosten en flexibiliteit.

En juist dat overzicht ontbreekt vaak. Niet omdat er geen kennis is. Maar omdat niemand eindverantwoordelijk voelt voor het geheel. IT kijkt naar toewijzing, Finance naar budget, Procurement naar contract. Maar wie verbindt de puzzelstukken?

Het gevolg is voorspelbaar. Te veel betalen waar het niet nodig is. Te weinig flexibiliteit op het moment dat je het wél nodig hebt. Of de verkeerde keuzes, gemaakt onder druk, die je het jaar erop weer achtervolgen.

Dit is geen kwestie van tools of templates. Het is strategie.

En strategie vraagt ritme, eigenaarschap en continu inzicht. Geen losse acties, maar een lijn in de tijd. Dat is hoe je voorkomt dat je alleen nog kunt reageren. Of erger nog: verliezen zonder dat je wist dat je al schaak stond.

Het grootste lek? Gebruikers die je niet ziet

In bijna elk Microsoft-licentieoverzicht zitten ze verstopt. Accounts die niemand meer gebruikt. Gebruikers die niet meer inloggen. Rollen die allang zijn veranderd. Of mensen die het bedrijf al maanden geleden hebben verlaten.

Toch betaal je voor ze. Maand in, maand uit.

Op papier klopt alles. De tools laten zien hoeveel licenties zijn toegewezen. Maar wat je niet ziet, is of ze nog actief gebruikt worden. Of ze überhaupt nog nodig zijn. En dat maakt het verschil tussen kosten die je beheerst, of geld dat ongemerkt verdampt.

Dit zijn de onzichtbare lekken. Niet groot genoeg om op te vallen in je kwartaalrapport. Maar opgeteld goed voor duizenden euro’s per jaar. Soms zelfs meer. Zeker in grotere omgevingen waar niemand realtime checkt wat er daadwerkelijk gebeurt.

En het is logisch. Er verandert veel. Mensen komen en gaan. Projectteams worden opgezet en opgeheven. Rollen verschuiven. Zonder continu inzicht is het onmogelijk om te zien wat je écht gebruikt.

Het probleem zit dus niet in de techniek. Het zit in het ontbreken van analyse. Van ritme. Van vragen die je structureel stelt.

Niet één keer bij verlenging, maar door het jaar heen. Want alleen dan zie je de gebruikers die je niet ziet. En alleen dan voorkom je dat je blijft betalen voor schaduwgebruik dat allang geen waarde meer levert.

Van brandjes blussen naar strategisch ritme

De meeste organisaties managen licenties op het moment dat het moet. Verlengdatum in zicht, Excel erbij, go. Alles draait dan om snelheid. Maar snelheid is zelden strategisch. Het leidt tot aannames. Tot keuzes onder druk. Tot besluiten die je het jaar erop alweer moet corrigeren.

Wat ontbreekt is ritme. Een manier van werken die niet draait op stress, maar op voorspelbaarheid. Niet op deadlines, maar op inzichten. Een ritme waarin je elk kwartaal terugkijkt en vooruitkijkt. Waarin je weet wat je gebruikt, wat er verandert, en wat je straks nodig hebt.

Dit is wat we bij InSpark “strategisch licentiebeheer” noemen.

Niet een tool. Niet een template. Maar een manier van denken. Waarbij je licenties niet ziet als producten, maar als schakels in je grotere IT-strategie.

In dat ritme werk je anders. Je hebt gesprekken met IT én Finance. Je maakt scenario’s. Je kijkt naar projecten in de pijplijn. En je weegt keuzes af op waarde, niet alleen op prijs. Het resultaat?

• Geen haastklussen meer.
• Geen verrassingen.
• Wel rust en controle.

Het verschil zit niet in hoeveel licenties je hebt. Het zit in wanneer je kijkt, met wie je kijkt, en of je durft te sturen. Niet achteraf. Maar structureel.

Van compliance naar controle (en kostenbesparing)

Veel organisaties denken dat ze het goed geregeld hebben. De licenties zijn toegekend. De audit is gehaald. Alles netjes compliant. En dus is het veilig. Toch?

Niet helemaal.

Want compliant zijn op papier betekent nog niet dat je grip hebt op wat er daadwerkelijk gebeurt. Wie gebruikt wat? Wanneer? Waarvoor? Past het bij de plannen die eraan komen? Of zit je straks klem in contracten die niet meer passen bij je strategie?

Zonder inzicht is compliance een momentopname. Een check in de box. Maar geen garantie op controle. En al helemaal niet op rust. Want achter de schermen kan alles kloppen, terwijl de realiteit uit de pas loopt.

Controle gaat verder. Dat is weten wat je gebruikt. Begrijpen waarom je iets nodig hebt. En vooruit kunnen kijken naar wat er verandert. Zodat je keuzes maakt die kloppen. Voor je mensen. Voor je omgeving. En voor je budget.

• Compliance zonder inzicht is als een slot zonder sleutel.
• Het ziet er veilig uit.
• Maar je komt nergens binnen.

Zo ziet toekomstbestendig licentiebeheer eruit

Toekomstbestendig licentiebeheer begint niet met tooling. En ook niet met Excel. Het begint met inzicht. Met weten waar je staat. Wat je gebruikt. Wat je nodig hebt. En wat je de komende maanden te wachten staat.

De organisaties die dit onder controle hebben, werken in ritmes. Geen jaarlijkse paniek, maar kwartaalmomenten. Reviews waarin ze terugkijken en vooruitblikken. Inzicht combineren met strategie. En beslissingen nemen op basis van data, niet op onderbuik.

Ze hebben een sparringpartner. Iemand die meedenkt. Uitdaagt. Signaleert. Die helpt om licentiebeheer te koppelen aan wat er in de business gebeurt. Nieuwe teams. Veranderende projecten. Fusies, groei, outsourcing. Alles telt mee.

Ze gebruiken tooling die verder kijkt dan alleen toewijzing. Die analyseert. Die patronen herkent. Die laat zien waar je vandaag staat en waar je over zes maanden uitkomt. Zodat keuzes niet meer reactief zijn, maar anticiperend.

En misschien nog belangrijker:

• Ze hebben rust.
• Geen druk vlak voor een verlenging.
• Geen onverwachte overschrijdingen.
• Geen paniekmails vanuit Finance.
• Wel overzicht.
• Wel voorspelbaarheid.
• Wel grip.

Sparren met een licentie-strateeg van InSpark?

Benieuwd waar je staat? En wat je structureel beter kunt doen om grip te krijgen op je Microsoft-licenties?
Plan een sessie met Toine of een van zijn collega’s.
Geen salespitch. Geen tooldemo. Wel een gesprek op strategisch niveau.
Over jouw omgeving, jouw ritme, en jouw kansen om structureel slimmer te sturen.