Samenwerken in Office 365: Keuzes, keuzes en nog meer keuzes.

Microsoft heeft de volgende visie op dit gebied geformuleerd:

“Wij leveren met Office 365 een set aan tools om samenwerken te ondersteunen voor diverse groepen. Elke groep heeft zijn of haar eigen behoeften. Voor deze behoeften worden één of meerdere tools gekozen om samen te werken.”

Deze visie wordt ondersteunt met de volgende afbeelding:

Ik begrijp, en ondersteun, deze visie maar helaas is de vertaling naar de echte wereld toch complexer. Tijdens Unity Connect Haarlem, 16 t/m 18 november jl., heb ik een Office 365 workshop en sessies over SharePoint, Microsoft Teams en Office 365 Groups gegeven. Ondanks het enthousiasme van de bezoekers over de diverse mogelijkheden, zijn er nog veel vragen en heerst er verwarring. De kern van de vragen en verwarring is te formuleren in één vraag: “Wanneer maak ik gebruik van wat in Office 365?”. Met deze blog hoop ik antwoord te geven op deze vraag. Lees je mee?

Yammer

Yammer. Oh Yammer. Je hebt het niet makkelijk deze dagen oude vriend. Ik denk dat er geen één tool in Office 365 aanwezig is die met zoveel kritiek te maken krijgt. SharePoint wordt als een heilige behandeld in vergelijking met Yammer. Is Yammer dan echt zo slecht? Nee, zolang je het inzet waar het goed voor is. Yammer is goed in het doorbreken van barrières. Ik weet het, een marketing term. Het is alleen echt waar en het werkt! In Yammer maakt het niet uit wat voor functie je hebt of voor welke afdeling je werkt. Je maakt allemaal deel uit van één gezamenlijk netwerk. Het delen van informatie, zoals bedrijf gerelateerde mededelingen, of stellen van vragen bereikt een enorm grote doelgroep. Daarnaast kom je in contact met nieuwe mensen en ontvang je interessante content en informatie.

Op dit moment bevindt Yammer zich nog volledig in de hoek van Social. Yammer is niet echt goed in samenwerken rondom bijvoorbeeld documenten. Tijdens de Ignite 2016 conferentie is de integratie met Office 365 Groups aangekondigd. Elke nieuwe Yammer groep krijgt straks een Office 365 Group. Voordeel? Voornamelijk de aanwezigheid van Office Online en de SharePoint documentenbibliotheek. Eindelijk een plek om samen te werken met functionaliteit zoals versiebeheer en co-authoring. Op deze wijze evolueert Yammer van een puur Enterprise Social Netwerk naar een tool voor samenwerken in groepen. In mijn ogen een broodnodige evolutie om Yammer relevant te houden.

Is Yammer succesvol binnen jouw organisatie? Blijf Yammer dan gebruiken. Je hebt tijd en geld geïnvesteerd en Yammer werkt. Het is zonde om dit zomaar overboord te gooien. Zoals hiervoor is aangegeven wordt Yammer, met de Office 365 Groups integratie, door ontwikkeld om samenwerken te ondersteunen. Wil je niet samenwerken in Yammer of wachten op de integratie met Groups? Geen probleem. Kijk dan naar Microsoft Teams of Groups & SharePoint Team Site. Ik adviseer wel degelijk om Yammer in te inzetten voor bijvoorbeeld bedrijfsbrede aankondigingen. Denk hierbij aan HR-mededelingen, verjaardagen of events. Je bereikt een veel grotere groep mensen in vergelijking met de andere tools zoals Microsoft Teams.

Microsoft Teams

In mijn vorige blog heb je Microsoft Teams in actie gezien. Hopelijk heb je een goed beeld gekregen van de mogelijkheden en huidige beperkingen. De wijze van communiceren in Teams is chat, ondersteunt door stickers, memes en giphys. Zoals je hebt gelezen ben ik een grote fan van deze manier van communiceren. Het brengt een glimlach op mijn gezicht en stimuleert mijn creatieve impulsen. Let op: Deze manier van communiceren gaat niet voor alle type organisaties werken. Mijn gevoel zegt dat conservatieve, formele en gesloten organisaties niet open staan voor deze wijze van communiceren. Dit is ook helemaal niet erg. Hier sluit de visie van Microsoft op aan: Kies de tool voor de behoeften van jouw groep. Microsoft Teams heeft op dit moment een gesloten karakter. Je moet mensen uitnodigen om deel te nemen aan jouw Team. Indien dit niet aansluit dan adviseer ik te kijken naar bijvoorbeeld Yammer of Groups & SharePoint Team Site.

Office 365 Group & SharePoint Team Site

Sinds de lancering van de moderne SharePoint ervaringen, aangekondigd op het online Microsoft event The Future of SharePoint, blog ik regelmatig over deze ervaringen. Eén van de belangrijkste aankondigingen was, in mijn ogen, de integratie van een Office 365 Group met een SharePoint Team Site. Je beschikt als groep, om samen te werken, over de kracht van SharePoint in combinatie met Exchange en Planner. Het belangrijkste verschil met Microsoft Teams en Yammer is de manier van communiceren. De communicatie in Office 365 Groups vindt plaats door middel van e-mail. Geeft jouw doelgroep voorkeur voor deze wijze van communicatie? Ga dan voor een Office 365 Group & SharePoint Team Site.

Advies
Eén van de belangrijkste argumenten rondom de aanwezigheid van de vele tools is altijd de opkomst van millennials in het bedrijfsleven. Deze generatie is gewend om te schakelen tussen diverse Apps voor verschillende dagelijkse doeleinden. Wil je iets kopen? Waar is de App! Wil je iets delen? Waar is de App! Deze leefwijze is één van de voornaamste reden van de populariteit van Facebook, Coolblue, Amazon, Twitter, Instagram en Snapchat. Vanwege deze ontwikkelingen staat Microsoft niet stil en lanceert het diverse tools (lees Apps) voor diverse behoeften zoals beschreven in deze blog. Ik sta hier volledig achter en adviseer alle organisaties deze ontwikkeling echt serieus te nemen. Mensen willen samenwerken. Kan het niet intern? Dan gaan ze het buitenshuis zoeken. Geloof mij, mensen vinden altijd een weg. Wat kan je nu doen? Ik adviseer de volgende stappen voor het kiezen van de juiste tool(s).

Jij wordt de expert
Begin met het lezen van blogs en instructies rondom de werking van de diverse Office 365 tools. Bezoek daarnaast events en leer van de experts. Er wordt straks namelijk van je verwacht om advies te geven aan jouw klanten of binnen jouw organisatie. Jij wordt dus de expert en bent straks in staat om advies te geven en vragen te beantwoorden.

Ophalen van de requirements
Je ontvangt een verzoek rondom samenwerken van een groep mensen. Wat zijn de exacte eisen en wensen? Analyseer deze en zorg voor een duidelijk overzicht. Controleer deze met de groep en maak deze definitief.

Analyseer de doelgroep
Wie zijn deze groep mensen? Zijn het techneuten? Of mensen met een gereserveerde houding tegenover techniek? Misschien zijn ze formeel of informeel? Formuleer deze vragen in een korte en heldere analyse.

Koppelen van de tool(s)
Waarom is de analyse zo belangrijk? Je past deze toe in het kiezen van de juiste tool(s). De wijze van communiceren in Microsoft Teams, met bijvoorbeeld stickers, heeft een negatieve impact op de adoptie van Microsoft Teams. De mensen werken liever met e-mail of Yammer.

Demo
Geef een demo van de tool(s) waarvan jij denkt dat ze aansluiten bij de doelgroep en requirements. Het is namelijk mogelijk dat het tonen van de tool(s) de doelgroep nieuwe inzichten geeft. Wellicht vinden ze de Yammer conversaties niets maar staan ze juist open voor de chat in Microsoft Teams.

Ga ervoor!
Maak de keuze, gezamenlijk met de doelgroep, en ga ervoor. Begeleid de mensen continu, houdt nieuwe ontwikkelingen in de gaten en blijf lachen.

Conclusie

Ondanks mijn enthousiasme rondom de diverse tools maak ik mij zorgen over het volgende: Stel jouw organisatie gebruikt alle Office 365 tools. Dit resulteert de aanwezigheid van content en conversaties op verschillende locaties in Office 365. Hoe weet je als medewerker waar te zoeken naar content of conversaties? Het vinden van documenten is op te lossen met de inzet van SharePoint Search & Delve. De documenten staan namelijk in een SharePoint documentenbibliotheek. Hoe zit dit met conversaties? Deze bestaan namelijk uit chat (Skype), e-mail (Groups & SharePoint) en Social (Yammer). Mijn hoop is gevestigd op de Microsoft Graph. Deze indexeert namelijk alle interacties in Office 365. Wat is er nu mooier om relevante conversaties te tonen aan de medewerkers? Denk hierbij aan de inzet van de activiteiten feed zoals terug te zien in de SharePoint App, Site Inhoud en SharePoint Home Pagina.

Nogmaals, het is zeker niet eenvoudig om een keuze te maken. Ik hoop dat mijn blog je verder helpt.