Ymere is een van de grootste woningcorporaties van Nederland en beheert ruim 70.000 huurwoningen in de regio Amsterdam. De organisatie werkt dagelijks aan onderhouds- en renovatieprojecten om woningen toekomstbestendig te maken. Van het plaatsen van rookmelders tot grootschalige verduurzamingsprojecten waarbij bewoners tijdelijk verhuizen. Achter deze projecten schuilt een complex samenspel van planning, communicatie en afstemming met bewoners en aannemers. Om dat steeds professioneler en vooral huurdersgerichter te organiseren, zocht Ymere een nieuwe, toekomstbestendige oplossing.
De uitdaging: behoefte aan uniformiteit, inzicht en betere bewonerscommunicatie
Voorheen werd informatie over projecten en bewoners op verschillende manieren vastgelegd. Projectteams gebruikten diverse tools en mappenstructuren, wat het lastig maakte om snel inzicht te krijgen in de totale voortgang. De communicatie met bewoners bestond bovendien vaak uit handmatige stappen, zoals het apart aanmaken, versturen en later koppelen van brieven aan dossiers.
Paul van der Linde, Projectleider Stedelijke Vernieuwing bij Ymere: “We merkten dat we behoefte hadden aan één centrale plek waar projecten en bewonersinformatie samenkomen. Dat zorgt niet alleen voor meer overzicht, maar ook voor betere communicatie richting onze huurders.”
Volledig in lijn met Ymere’s ambitie om steeds meer huurdersgericht te werken, ontstond de vraag naar een oplossing die informatie toegankelijk, uniform en slim georganiseerd maakt.
De oplossing: de Projectenmodule (PMO) op het Microsoft Power Platform
Samen met InSpark ontwikkelde Ymere de Projectenmodule (PMO) op het Microsoft Power Platform: een centrale applicatie waarin alle projectdata, bewonersinformatie en communicatie samenkomen. Elk project bevat dossiers met:
vastgoedgegevens
huurder- en contractinformatie
relevante bewonersdata (bijv. gezinssamenstelling of voorkeuren voor tijdelijke huisvesting)
Documenten en brieven worden automatisch opgeslagen in het document management systeem, volgens de bewaartermijnen en conform AVG-richtlijnen. Daarmee is communicatie completer, consistenter en altijd terug te vinden.
Voor huurders betekent dit een belangrijke stap vooruit: alle brieven die via PMO worden gegenereerd, zijn direct inzichtelijk via “Mijn Ymere”. Dat sluit volledig aan op Ymere’s ambitie om transparanter en huurdersgericht te communiceren.
Ymere werkt ondertussen door aan uitbreidingen, zoals geautomatiseerde projectaanmaak via Microsoft Teams en nieuwe templates voor diverse projecttypen. Het Power Platform biedt hiervoor flexibiliteit én een solide technische basis.
Vanuit IT benadrukt Ymere: “Het Power Platform geeft ons een stabiele basis met veel standaardfunctionaliteiten. Door die standaarden te volgen kunnen we snel, veilig en beheersbaar nieuwe toepassingen ontwikkelen.”
De aanpak: samenwerking in korte sprints met duidelijke voortgang
Het project werd uitgevoerd volgens de Agile InMotion-aanpak van InSpark. In korte sprints werden wensen opgehaald, functionaliteiten gebouwd en direct getest door gebruikers.
Paul: “Die stap-voor-stap werkwijze werkte heel prettig. Je ziet direct wat er ontstaat en kunt snel bijsturen. Ik moet er niet aan denken dat we dit vooraf helemaal hadden moeten uittekenen.”
Ook de samenwerking tussen business en IT werd sterker, onder andere door te werken met user stories. Dat hielp Ymere om helder te formuleren welke doelen elke functionaliteit moest ondersteunen.
De impact: beter overzicht, minder werk én huurdersgericht communiceren
De Projectenmodule levert Ymere nu al duidelijke voordelen op:
Voor medewerkers
Eén centrale werkwijze en betere overdraagbaarheid
Minder fouten door automatische opslag van documenten
Aanzienlijke tijdswinst: waar brieven vroeger één voor één aan het dossier van een huurder moesten worden gekoppeld, gebeurt dat nu in één handeling voor 10 tot soms wel 200 brieven tegelijk
Meer inzicht in lopende projecten en benodigde acties
Voor huurders
Brieven en communicatie zijn altijd direct zichtbaar in Mijn Ymere
Informatie klopt, is volledig en consistent
Snelle, duidelijke en transparante communicatie
Een aanpak die past bij Ymere’s ambitie om steeds meer huurdersgericht te werken
Paul besluit: “Ik vind het geweldig om te zien wat we hebben opgebouwd. We hebben een oplossing neergezet waar Ymere echt op kan voortbouwen, en die onze huurders direct voordeel biedt.”
Met het Power Platform heeft Ymere een toekomstbestendige basis voor verdere digitalisering en innovatie, van verdere procesautomatisering tot slimme AI-functionaliteiten voor communicatie en opvolging.
Lever de beste moderne werkplek
