Crisis Communicatie app
in a Day

Communicatie over crisismaatregelen op een centrale plek, toegankelijk voor iedereen.
Thijs Soepenberg
Consultant Modern Workplace Productivity

De opkomst van het coronavirus en de maatregelen die nog komen gaan, vergen een hoge mate van flexibiliteit van organisaties. Er moet snel worden geschakeld en er moet noodgedwongen worden ingesprongen op onder andere het thuiswerken van medewerkers en het aanbieden van de juiste middelen daarvoor. Om jouw eigen medewerkers mee te nemen in de beslissingen en bewegingen binnen jouw organisatie tijdens deze crisis, is heldere communicatie nodig. Door de hoeveelheid nieuwsberichten en updates, zoals nu met het coronavirus, is het nog belangrijker om jouw bedrijfscommunicatie centraal en effectief te verzamelen en te verspreiden.

Naast het proactief delen van nieuws, ontstaan er ook veel vragen onder medewerkers. Denk hierbij aan:

  • Hoe moet ik nu thuis aan de slag?
  • Wat gebeurt er als ik ziek word, of als een gezinslid ziek wordt?
  • Wat doet mijn organisatie bij maatregelen van de overheid?

Deze vragen wil je als organisatie natuurlijk zo snel mogelijk beantwoorden om onrust te voorkomen. Maar hoe bereik je jouw medewerkers op de meest eenvoudige en snelle manier? En waar kunnen zij met hun vragen terecht?

Gemakkelijk en snel communiceren

Microsoft heeft een applicatie uitgebracht die organisaties voor crisiscommunicatie kunnen gebruiken. Met deze applicatie kunnen medewerkers melden of ze thuiswerken, een FAQ lezen en aanvullende vragen insturen.

De Crisis Communication applicatie kan op diverse plekken binnen jouw digitale omgeving worden uitgerold en heeft een naadloze integratie met Microsoft Teams, SharePoint en Outlook.

Crisis communicatie app in a day

Na één dag kunnen jouw medewerkers het volgende:

Werknemers kunnen hun werkstatus (bijvoorbeeld thuiswerken) melden en verzoeken doen. Dit helpt managers bij het coördineren van hun teams en helpt centrale responsteams de status binnen een organisatie te volgen.

Het communicatieteam kan de applicatie gebruiken om nieuws, updates en organisatie- specifieke inhoud te pushen. Bovendien kunnen zij noodcontacten bieden die specifiek zijn voor verschillende locaties.

De applicatie biedt de mogelijkheid om RSS-feeds toe te voegen met up-to-date informatie van gerenommeerde bronnen, zoals het RIVM of een lokale overheid

Wat doen we in één dag?
1

Vaststellen distributie- en communicatiekanalen

We bepalen in een virtuele kick-off via welke kanalen we de crisisapplicatie beschikbaar stellen. Dit kan via een Portaal (Intranet), Microsoft Teams, E-mail, etc. We stellen ook vast welke onderdelen binnen de applicatie relevant zijn voor de organisatie. Hierdoor worden alleen de echt benodigde kanalen gebruikt en voorkomen we een communicatie-overload.

2

Configuratie en uitrol

We stellen de uitgangspunten vast. Vervolgens zorgen we voor een vlotte configuratie van de applicatie waarna we  we deze koppelen aan Microsoft Teams (optioneel) en de SharePoint-site, waarin we de informatie vastleggen die de applicatie toont. In overleg met de IT-afdeling zorgen we vervolgens voor een goede en beheersbare uitrol, zodat alle lichten op groen staan voor de gebruikersinstructie.

3

Overdracht en instructie

We leveren een pakket met instructies en materialen, zodat de content in de applicatie eenvoudig kan worden toegevoegd en beheerd. De communicatie naar de medewerkers kan vervolgens worden opgestart.

1

Vaststellen distributie- en communicatiekanalen

We bepalen in een virtuele kick-off via welke kanalen we de crisisapplicatie beschikbaar stellen. Dit kan via een Portaal (Intranet), Microsoft Teams, E-mail, etc. We stellen ook vast welke onderdelen binnen de applicatie relevant zijn voor de organisatie. Hierdoor worden alleen de echt benodigde kanalen gebruikt en voorkomen we een communicatie-overload.

2

Configuratie en uitrol

We stellen de uitgangspunten vast. Vervolgens zorgen we voor een vlotte configuratie van de applicatie waarna we  we deze koppelen aan Microsoft Teams (optioneel) en de SharePoint-site, waarin we de informatie vastleggen die de applicatie toont. In overleg met de IT-afdeling zorgen we vervolgens voor een goede en beheersbare uitrol, zodat alle lichten op groen staan voor de gebruikersinstructie.

3

Overdracht en instructie

We leveren een pakket met instructies en materialen, zodat de content in de applicatie eenvoudig kan worden toegevoegd en beheerd. De communicatie naar de medewerkers kan vervolgens worden opgestart.

De crisis app snel in je organisatie?

Ben jij geïnteresseerd in onze Crisis app en wil jij jouw medewerkers zo snel informeren over alle coronamaatregelen? Neem dan direct contact met ons op.

Aanvragen

Contactformulier

Meer informatie over onze Crisis App?
Neem contact op met één van onze experts