Microsoft 365

Overal en anytime productief samenwerken

Onze persoonlijke mail, foto’s en gegevens slaan we al een aantal jaar op in de cloud, maar met een heel bedrijf overstappen naar werken in de cloud is net iets meer werk dan het instellen van een persoonlijke OneDrive. Toch is het ook voor bedrijvenheel makkelijk om te werken in de cloud en er zitten veel voordelen aan een totaalpakket als Microsoft 365.

Daarom is het goed om te kijken wat Microsoft 365 te bieden heeft. Wat zijn de voordelen van Microsoft 365 en wanneer is dit totaalpakket de beste oplossing voor een organisatie?

Wat is Microsoft 365?

Microsoft 365 is een software as a Software as a Service (SaaS) abonnement, waarmee je als particulier, ondernemer, bedrijf, onderwijsinstelling of organisatie een totaalpakket aan IT-diensten geleverd krijgt. In Microsoft 365 zit alles wat je nodig hebt om productief te zijn, van Microsoft Word tot aan beveiligingssoftware om je bestanden en apparaten te beschermen. Uiteraard worden daarbij alle voordelen die de cloud heeft ten volle benut.

Wat is het verschil met Office 365?

Het totaalpakket van Microsoft gaat net een stap verder dan Office 365. Waar Office 365 zich richt op productiviteit applicaties, biedt Microsoft 365 een totaalpakket met ondersteuning voor Windows 10, apparaatbeheer binnen een organisatie en geavanceerde beveiligingsmogelijkheden. Daarnaast heb je met Microsoft 365 uiteraard ook toegang tot alle Office 365-applicaties, zoals Word, Excel, OneNote en Powerpoint.

Werken op elk gewenst apparaat

Het kan zijn dat binnen je organisatie de apparatuur waar iedereen mee werkt gestandaardiseerd is, maar het komt nog vaak genoeg voor dat er op verschillende computers, laptops of tablets gewerkt wordt. Soms komt dit omdat er nog geen modernisering heeft plaatsgevonden of omdat werknemers graag zelf hun hun device kiezen. Wat de situatie ook is, Microsoft 365 wordt op de meeste apparaten en besturingssystemen ondersteund.

Ook kan er moeiteloos gewisseld worden tussen devices. Op die manier kunnen gebruikers bijvoorbeeld op kantoor gebruik maken van een desktop computer met Windows 10 en thuis op hun iPad aan dezelfde documenten verder werken via de iOS-apps van Microsoft 365. Zo kun je zelfs zonder wachtwoorden, onafhankelijk van één device, altijd en overal werken.

De voordelen van SaaS

Bij veel bedrijven voldoen de IT-voorzieningen niet meer aan de hoge eisen van het snel ontwikkelende IT-landschap. Trage file servers, ingewikkelde VPN-verbindingen en gedateerde apparatuur kunnen een enorme bottleneck vormen voor de productiviteit van werknemer. Maar misschien nog wel de belangrijkste reden is het beveiligen en updaten van deze verouderde voorzieningen duur en soms zelfs onmogelijk is, wat de nodige risico’s met zich meebrengt.

 Met SaaS zoals Microsoft 365 worden deze problemen en veiligheidsrisico’s in een keer weggenomen. De voordelen van SaaS is voor elk bedrijf hetzelfde. Niet langer is er een dure, interne IT-afdeling nodig, maar worden de clouddiensten voor een vast bedrag per maand via een externe partij geleverd. Dit neem de risico’s weg van verouderde apparatuur die uitvalt. Zo komt een onderneming niet plotseling voor hoge kosten te staan, omdat er in nieuwe software geïnvesteerd moet worden.

Buiten de financiële voordelen die SaaS biedt is er ook een groot technologisch voordeel. Werken in de cloud neemt de noodzaak voor vpn-verbindingen weg en zorgt ervoor dat alle werknemers overal en altijd veilig kunnen werken. Iedereen logt in met zijn Microsoft account en kan meteen aan het werk, zonder dat er eerst verbinding gelegd hoeft te worden met een externe file server.

Relevante Microsoft 365 blogs

Meer weten over onze diensten?

InSpark kan je helpen met alles rondom werken in de cloud:  cloud security, de moderne werkplek, Microsoft licenties en meer. Maak kennis met enkele van onze diensten.

Outlook als basis in Microsoft 365

Bij Microsoft 365 wordt vaak alleen gedacht aan Excel, Word en Powerpoint en het opslaan van deze bestanden maar het begint bij e-mail. Bij veel organisaties draait de mailbox nog op een eigen lokale server of een Exchange server, die niet compatibel is met Microsoft 365. Sterker nog, in veel gevallen is de mailbox niet compatibel met een verouderde versie van Microsoft Office uit 2010 of 2003. Met Microsoft 365 is dit probleem verleden tijd. Outlook kan altijd optimaal gebruikmaken van de functionaliteiten van Microsoft 365, waaronder de verschillende integraties met Office applicaties. Daarmee biedt Outlook in Microsoft 365 de vertrouwde mailomgeving die mensen al jaren kennen, met alle voordelen van werken in een cloudomgeving.

Nooit meer last van vergeten op te slaan

Werken in de cloud kan vaak abstract klinken, maar zodra duidelijk wordt dat er weinig verandert aan de applicaties die op dagelijkse basis gebruikt worden, gaan werknemers snel over tot adoptie van Microsoft 365. Dan worden de quality of life-verbeteringen van Microsoft 365 snel duidelijk als blijkt dat opslaan vanzelf gaat, bij het uitvallen een computer het werk bewaard blijft en iedereen in de hele organisatie met dezelfde versie van Word, Excel, Powerpoint en alle andere office applicaties werkt.

Kun je Microsoft 365 ook offline gebruiken?

Een veel voorkomend misverstand over werken in de cloud is dat op het moment dat de verbinding met internet wordt verbroken er niet meer gewerkt kan worden. Het kan natuurlijk voorkomen dat werknemers niet altijd verbonden zijn met het internet, bijvoorbeeld als ze onderweg zijn voor werk. Dan is het fijn dat ze gewoon door kunnen werken in Microsoft 365.

Via SharePoint worden bestanden lokaal opgeslagen als er offline wordt gewerkt en worden ze later gesynchroniseerd met de cloud. Op die manier kan er gewoon worden gewerkt in de Office-programma’s in lokale bestanden. Op het moment dat de computer dan weer verbonden wordt met internet, zal Microsoft 365 de bestanden automatisch uploaden naar de cloud.

Alle backups in de cloud

Het feit dat ingewikkelde vpn-verbindingen en fileservers de deur uit kunnen, heeft natuurlijk ook alles te maken met de beveiliging van Microsoft 365. Met de cloudservice is elke verbinding naar interne bestanden en gegevens goed beveiligd. Ook zorgt de cloudopslag ervoor dat er geen dataverlies is bij het uitvallen van een computer.

Daarnaast zorgt Microsoft er via SaaS voor dat data ook netjes wordt gebackupped tot een bepaald aantal dagen. Bij het instellen van Microsoft 365 is het belangrijk om goed te kijken naar welke instellingen geschikt zijn voor een organisatie. Sommige data zal namelijk altijd bewaard moeten worden, terwijl andere gegevens juist beter verwijderd kunnen worden na een bepaald aantal dagen uit privacyoverwegingen. Het is essentieel om een goede overweging tussen backup en retentie te maken bij het in gebruik nemen van Microsoft 365.

Hoewel Microsoft elke 12 uur backups kan maken van alle data in de cloud, is het voor sommige organisaties wenselijk om ook eigen backups op te slaan. Dit is gelukkig ook mogelijk met Microsoft 365. Dit kan volledig geautomatiseerd, maar mocht je als organisatie je data handmatig willen exporteren dan wordt dat ook ondersteund.

Samenwerken staat centraal in Microsoft 365

Het grote voordeel van Microsoft 365 zit niet alleen in de quality of life-verbeteringen, maar ook in de extra mogelijkheden en functionaliteiten die het biedt. Doordat alle applicaties draaien in de cloud, kan er live worden samengewerkt in bijvoorbeeld Word- en Excel-bestanden. Dit neemt de noodzaak weg van het heen en weer mailen van documenten en is het wachten op de volgende redactieronde van een collega verleden tijd. Een Powerpoint-presentatie kan gedeeld worden met collega’s om een vergadering voor te bereiden. Tijdens de vergaderingen kunnen de notulen live worden bijgewerkt door de notulist en meteen worden becommentarieerd door de deelnemers van de vergadering.

 Maak optimaal gebruik van Microsoft 365 groepen

Microsoft 365 groepen zijn essentieel, zowel voor IT-personeel als de eindgebruiker. Het zorgt ervoor dat gebruikers worden opgedeeld in afdelingen of projecten en het maakt het voor IT-personeel mogelijk om passende beveiligingsgroepen te maken in Azure Active Directory. Een groep kan gemaakt worden via verschillende applicaties binnen Microsoft 365. Voordat er wordt overgegaan naar het aanmaken van deze groepen is het goed om te kijken wat er nodig is binnen een organisatie. Per applicatie is het effect van de groep namelijk net even anders. Daarom is het ook van belang om de beveiliging en governance van Microsoft 365 goed onder de loep te nemen.

Versiebeheer als archief van bedrijfsprocessen

Het ongedaan maken van wijzigingen (Ctrl+Z) was jaren geleden al een ware revolutie binnen het kantoorwezen en scheelt miljoenen mensen dagelijks een hoop tijd. Met versiebeheer wordt dit naar een nieuw niveau getild, door per documenten een archief met alle wijzigingen te bewaren. Niet alleen is dat archief aanwezig, het is ook makkelijk in te zien met Microsoft 365. Zo kunnen wijzigingen ongedaan worden gemaakt, maar ook geraadpleegd worden om te kijken hoe een bestand is geëvolueerd.

Vertrouwde Office applicaties zorgen voor soepel transitie

Het grote voordeel van Microsoft 365 en het overzetten van bestanden en data naar de cloud is dat de applicaties waar al jaren in gewerkt wordt hetzelfde blijven. De transitie naar Microsoft 365 verloopt zo soepel, omdat de meeste werknemers als vertrouwd zijn met de basis van het pakket. Microsoft Word, Excel en Powerpoint zijn naast Outlook de basis voor veel bedrijfsprocessen en daardoor kost het organisaties weinig moeite om de overstap te maken. Vervolgens kunnen medewerkers makkelijk en efficiënt samenwerken in Microsoft Teams. De samenwerkingshub waar al deze bovenstaande apps naadloos integreren.

 Om te zorgen dat iedereen binnen een organisatie de mogelijkheden van Microsoft 365 gaat inzien, is het belangrijk om te zorgen dat iedereen meekomt in de transitie. Daarom is het goed om te inventariseren welke doelgroepen er binnen organisatie zijn voor Microsoft 365. Op basis van deze analyse kan dan gekeken worden welke keuzes er moeten worden gemaakt.

Lees verder over Microsoft 365