Microsoft Teams

Hét slimme en efficiënte samenwerkingsplatform

Productief en effectief online samenwerken met Microsoft Teams

Microsoft Teams is dé hub voor samenwerken & communiceren in groepsverband. Het biedt medewerkers een gebruikersvriendelijke, veilige en geïntegreerde oplossing om samen te werken en digitaal te vergaderen. Zowel intern als extern. Uit een onderzoek van Forrester Consulting naar “The Total Economic Impact™ Of Microsoft Teams,” blijkt dat een organisatie brede implementatie van Microsoft Teams onder andere resulteert in lagere kosten voor samenwerken door verbeterde informatiedeling en reductie van het aantal meetings. Maar ook het efficiënter samenwerken door alle informatie op één centrale plek te bundelen. Het wordt dus tijd dat je aan de slag gaat met Microsoft Teams! Vooral nu organisaties geadviseerd worden om hun medewerkers vanuit huis te laten werken, is Microsoft Teams dé oplossing.

Reduceer kosten, verhoog efficiëntie

Met Microsoft Teams wordt jouw organisatie getriggerd om efficiënt samen te werken en om overzichtelijk en centraal bestanden te delen. Dit geldt niet alleen binnen interne afdelingen, maar ook tussen projectteams en externe partners of klanten. Het e-mailverkeer gaat daarmee omlaag, medewerkers werken gezamenlijk in gedeelde documenten, kunnen slimmer vergaderen en beslissingen worden sneller genomen.

Overal en altijd samenwerken

Steeds meer bedrijven worden flexibeler met thuiswerken. Met ‘het nieuwe werken’ moet het natuurlijk wel mogelijk zijn om werkzaamheden onafhankelijk van tijd en plaats te kunnen uitvoeren. Met Microsoft Teams kun je altijd en overal samenwerken. Met thuiswerken worden fysieke vergaderingen omgezet in een online call met collega’s waarbij je met het beeld ook nog je team virtueel samen kan laten komen. Digitaal vergaderen hoeft op deze manier geen afbreuk te doen aan het samenwerken tussen en met collega’s.

Veilig met externen werken

Wat ook mogelijk is binnen Microsoft Teams, is om samen te werken met externe personen in Microsoft Teams. Het volgende artikel bevat een introductie over het werken met gasten in Microsoft Teams. Wat hierbij belangrijk is, is dat je goed kijkt waar je deze personen rechten voor geeft. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je gasten alleen toegang wil geven aan een bepaald kanaal binnen Teams, of aan een specifieke groep. Het komt namelijk vaak voor dat je via SharePoint  bestanden deelt met klanten, maar tegelijkertijd ook met een team collega’s aan dit bestand werkt. Wanneer je niet in Teams samenwerkt met de klant, moet je separaat altijd nog bellen of mailen. Teams lost dat op door groepen, zowel intern als extern efficiënt samen te laten werken.

Naadloze integratie met office 365

Er bestaande meerdere programma’s en applicaties die bedrijfsoplossingen bieden om werknemers beter samen te laten werken. Het grote voordeel van Teams is dat het geïntegreerd is met de andere programma’s van Office 365. Zo kun je gemakkelijk gebruik maken van Word, Excel, PowerPoint, OneNote en SharePoint. Ook is Office 365 Cloud-based waardoor je het op verschillende apparaten kunt gebruiken. Zo kan iedereen altijd en overal werken, waar hij of zij ook is.

Samenwerken in bestanden of kanalen

Binnen Teams is het mogelijk om verschillende groepen en kanalen te maken. Deze kun je bijvoorbeeld specificeren op een bepaald project of een bepaalde klant. De mensen in dit kanaal kun je gemakkelijk taggen wanneer je een specifieke vraag hebt. Ook kun je binnen zo’n kanaal bestanden uploaden waar je vervolgens met zijn allen in en aan kunt werken. Met de zoekfunctie binnen Teams zoek je gemakkelijk naar berichten, personen of bestanden. Zo kun je gemakkelijk samenwerken aan een project met meerdere personen.

Wat heb ik nodig om Microsoft Teams te gebruiken?

Kun je Microsoft Teams gebruiken zonder licentie? Nee. Vooralsnog heb je een Office 365 licentie en een Office 365-account nodig. Neem contact op met de IT-beheerder van uw bedrijf om een account aan te maken of om jouw bedrijf aan te melden voor Office 365.

Blogs over Microsoft Teams

Meer weten over de diensten van InSpark?

InSpark kan je helpen met alles rondom werken in de cloud: de moderne werkplek, cloud security, Microsoft licenties en meer. Maak kennis met enkele van onze diensten.

Key functionaliteiten Microsoft Teams

Binnen Microsoft Teams zijn er een aantal features die essentieel zijn voor een optimale samenwerking. Zo kun je met deze bedrijfsoplossing niet alleen bestanden delen en tegelijkertijd samenwerken in een bestand, chatten met collega’s, een online call bijwonen, samenwerken met collega’s en externen, maar kun je ook gebruik maken van het digitale whiteboard om te brainstormen. Een andere handige feature is dat je meetings kunt opnemen. Soms is het handig om een online call op te nemen, bijvoorbeeld wanneer niet iedereen de vergadering bij kan wonen, of de inhoud belangrijk is om terug te kijken. Omdat Teams doorzoekbaar is, vind je gesprekken en gedeelde bestanden ook eenvoudig en snel terug. Naast de bovenstaande functionaliteiten, zijn er nog een aantal andere belangrijke toevoegingen die Microsoft Teams je biedt.

Desktop én mobiel

Microsoft Teams functioneert zowel op een desktop als op mobiele devices. Ook is het handig dat je een gesprek altijd over kunt zetten van je pc naar je mobiele apparaat en andersom. Je kunt tijdens het digitaal vergaderen ook gebruik maken van audioberichten. Je download de mobiele app gemakkelijk in de Google Play store en de Apple store. Je kunt dus altijd en overal samenwerken en zo weet je altijd wat er speelt binnen het project.

Slimme chatbot

We leven in het tijdperk waar conversatieplatforms zoals chatbots ontzettend snel ontwikkelen. Waar wij op dit moment  speciale interesse voor chatbots zien, is binnen Microsoft Teams. Om te starten met chatbots voor Microsoft Teams is makkelijk, maar het is moeilijk om een écht effectieve bot te bouwen. Met onze chatbot Coco kunnen wij zelf ophalen of collega’s hebben meegelunched. Zij worden aangesproken wanneer Coco aan hun IP adres identificeert of zij op kantoor zijn. Zo wordt er niemand onnodig lastiggevallen. Ook kun je deze intelligente chatbot via Teams inzetten om het sentiment onder jouw medewerkers te meten.  Zo ben je altijd op de hoogte van wat er speelt in jouw organisatie en kun je real time het sentiment ophalen.

Crisis communicatie

Binnen teams kun je ook verschillende applicaties uit laten rollen over de gehele organisatie. Een voorbeeld daarvan is de Crisis communicatie app. In tijden van een crisis, zoals het coronavirus, wordt er een hoge mate van flexibiliteit verwacht van organisaties. Er moet snel worden geschakeld en er moet noodgedwongen worden ingesprongen op onder andere het thuiswerken van medewerkers en het aanbieden van de juiste middelen daarvoor. Om jouw eigen medewerkers mee te nemen in de beslissingen en bewegingen binnen jouw organisatie tijdens deze crisis, is heldere communicatie nodig. Microsoft heeft een applicatie uitgebracht die organisaties voor crisiscommunicatie kunnen gebruiken. Met deze applicatie kunnen medewerkers melden of ze thuiswerken, een FAQ lezen en aanvullende vragen insturen.

Verschillen tussen Microsoft Teams en Skype for Business

Wanneer je de overstap maakt van Skype for Business naar Microsoft Teams, ga je veel functies herkennen, maar vooral veel nieuwe functies ontdekken. Zo is het mogelijk om met Teams bestanden te delen met offline deelnemers, gis en memes toe te voegen aan de chats en mensen taggen in gesprekken en kanalen. Ook kun je met de zoekfunctie gericht zoeken naar bestanden, inhoud en collega’s.

Teams vervangt Skype

Teams is dé vervanger van Skype. Ook al zijn veel functionaliteiten van Skype terug te vinden in Teams, zoals het chatten, (video)bellen en online call bijwonen. Teams heeft uiteindelijk meer functionaliteiten. Vanaf juli 2021 stopt Microsoft met de support van Skype for Business Online. Microsoft gaat wel vol verder met de ontwikkeling en daarmee het support van Teams. Daarmee is Teams de logische, toekomstbestendige keuze.

Veilig werken

Als #1 partner in Security hebben wij de veiligheid van onze medewerkers hoog in het vaandel. Microsoft Teams voldoet aan de strenge voorwaarden om veilig werken te waarborgen. Zo zijn gegevens altijd versleuteld, zowel tijdens de opslag als tijdens verzending. Bovendien wordt multi-factor authenticatie (MFA) voor een optimale identiteitsbeveiliging toegepast. Ook kunnen beheerders instellen dat foto’s niet mogen worden opgeslagen op een lokale werkplek of mobiele telefoon. Er is zelfs een optie om Data Loss Prevention (DLP) in te schakelen, waarmee je privacygevoelige informatie kunt beschermen en met Advanced Threat Protection bescherm je je gegevens tegen bedreigingen van buitenaf.

Veilig: zelf met externen

Wanneer je externen toegang geeft tot Teams is het van groot belang hier zorgvuldig mee om te gaan. Mensen binnen jouw organisatie moeten van deze externe gebruikers afweten. Ook het beheer is extra belangrijk. Je kunt in het Teams Admin center eenvoudig zien welke kanalen en groepen gasten bevatten en kun je rechten geven.

Snel aan de slag!

Is het eenvoudig om mijn organisatie met Microsoft Teams te laten werken? Ja. Met de informatie op deze pagina en de informatie die Microsoft beschikbaar heeft, start je eenvoudig met Teams. Zo kun je jouw medewerkers bijvoorbeeld videotrainingen laten zien. Hiermee raken ze snel bekend met de handigste functionaliteiten binnen Teams. Daarnaast is er een heel Microsoft Teams portaal beschikbaar met extra eindgebruikerstrainingen en tutorials. Ook op YouTube heeft Microsoft een playlist gemaakt met Microsoft Teams trainingen. Met al deze informatie kunnen jouw medewerkers altijd en overal aan de slag: op kantoor, maar ook thuiswerken is geen probleem meer! Het nieuwe werken is geen uitdaging, maar meer een kans. Daarnaast kun je uiteraard altijd InSpark inschakelen om een expert in te schakelen binnen jouw organisatie.

Microsoft Teams FAQ

Blogs over Microsoft Teams