Bij de gemeentelijke verkiezingen was het duidelijk: inwoners van Alkmaar wilden graag méér digitale diensten. Zoals online een vergunning aanvragen of mobiel kunnen betalen voor een nieuw rijbewijs. Maar dat kon niet met de oude on premise infrastructuur, verspreid over verschillende locaties. Tijd voor de cloud dus. En er waren meer redenen voor Alkmaar om de overstap naar een cloudplatform te zetten. Zoals continuïteit van bedrijfsvoering, betere bescherming van data en documenten en goed beheersbare kosten.
Dit is de Gemeente Alkmaar: in de top 40
Alkmaar behoort tot de top 40 grootste gemeentes in Nederland, met 115.000 inwoners en 1.600 medewerkers. Dave Bibo is als CIO verantwoordelijk voor de data en digitalisering. Hij zorgt er met zijn team voor dat informatie en diensten digitaal én fysiek snel en goed beschikbaar zijn. Niet alleen in de binnenstad, maar ook erbuiten. Voor jong en oud, voor mensen die wel en niet digitaal vaardig zijn. Alkmaar is in de afgelopen jaren bovendien enorm gegroeid, geografisch én in inwoneraantal. En dat stelt nieuwe eisen aan de gemeentelijke informatievoorziening: die moet makkelijk mee kunnen groeien. Met de on premise infrastructuur kon dat niet. Wilde de gemeente verder digitaliseren en de informatievoorziening up-to-date houden, zoals de inwoners bij de verkiezingen hadden gevraagd, dan moest dat vanuit de cloud.
De vraag van Alkmaar: ondersteuning bij cloudtransitie
Als gemeente kon Alkmaar niet zomaar alles on premise loslaten en overzetten naar de cloud. Zo waren er ruim 80 databases vol met onmisbare en gevoelige data van inwoners en ondernemers, verspreid over bijna 250 ‘machines’. En er zijn de wettelijke verplichtingen: zo moet opname in de basisregistratie on premise gebeuren en moet het proces via een private verbinding lopen. Ook kun je de gemeente niet even stilleggen. Dagelijks kunnen er nieuwe Alkmaarders geboren worden, afvalmeldingen binnenkomen of nieuwbouwprojecten starten. Een complexe transitie dus, die vraagt om een gecontroleerd en beheerst proces. Met overzichtelijke stappen en tegen voorspelbare kosten – kosten die Dave Bibo en zijn collega’s goed kunnen verantwoorden bij de Raad en de inwoners van Alkmaar. Daarom zocht hij een partner die de gemeente kon begeleiden in deze complexe cloudtransitie.
Daarom koos Alkmaar voor InSpark: brede ondersteuning
Dave Bibo: ‘Een migratie als deze gaat om veel meer dan alleen techniek. Het is ook een cultuurverandering. Voorheen konden we maar eens in de 6 jaar uitbreiden: dan mochten we investeren en nieuwe servers en machines, fysiek of virtueel, aanschaffen. Maar ben je eenmaal over op een cloudplatform als Azure dan zijn die grote eenmalige investeringen niet meer nodig en kun je continu doorontwikkelen. Een radicaal andere manier van werken en denken dus. Zo’n 2 jaar geleden kwamen we daarom in contact met InSpark. Dat we naar de Azure-cloud wilden, was toen al besloten. Vanwege het gemak, de bekendheid met Microsoft, de flexibiliteit en de enorme hoeveelheid mogelijkheden die Azure biedt. We hadden een Microsoft-specialist nodig die inzicht gaf in het proces, die landingzones voor ons kon inrichten én zou helpen bij de adoptie – de hele cultuurverandering. Dat was InSpark. Samen konden we de complexiteit goed managen.’
De aanpak van InSpark: gefaseerd en goed in control
Dave Bibo: ‘In totaal duurde de transitie bijna 2 jaar. Daarvan was ruim een jaar nodig voor de cultuurverandering en de voorbereiding op de transitie. De daadwerkelijke overgang naar Azure duurde maar 3 maanden. Dat was de eerste fase: de fase van lift en shift. Inmiddels zitten we volop in de tweede fase: de fase van optimalisatie, waarin we van bijna 250 machines naar nog maar 10 gaan. Dat aantal machines wil ik uiteindelijk naar nul hebben. Een ander voorbeeld van die optimalisatie: 2 keer per jaar doen we een challenge, waarbij we alle systemen uitzetten. Hoe snel is alles dan weer up en running? Vroeger was dat 72 uur, nu zijn we in 1 uur weer op volle snelheid. Ook dat wil ik op nul hebben, door volledig redundant te zijn. En dat kan met Azure.’
‘Stevige ambities, dat zeker, maar InSpark maakt het voor ons overzichtelijk en gecontroleerd. Zij ondersteunden ons vooraf bij het bepalen van de scope en het inrichten van overzichtelijke landingzones, een soort blauwdrukken van de nieuwe omgeving. Ze hielpen ons om – ondanks de snelle ontwikkelingen van technologie – 10 jaar vooruit te kijken, naar wat er op de lange termijn mogelijk is, en maakten met ons een roadmap. Daardoor wisten én weten we steeds waar we aan toe zijn, en zijn we volledig in control. De overgang naar Azure was een optelsom van meerdere successen. We kunnen nu datagedreven werken, beter verantwoording afleggen en hebben een kortere time-to-market – een nieuwe app in 2 maanden in plaats van 2 jaar! Voor inwoners en bedrijven is de verbeterde databeveiliging erg belangrijk. Ze weten bijvoorbeeld dat hun data automatisch verwijderd worden als ze niet meer nodig zijn. Bovendien is de beveiliging veel beter te organiseren nu de data niet meer verspreid zijn over verschillende systemen en machines.’
Het resultaat voor Alkmaar: eenvoudig en veilig digitaliseren
- Vrijheid en flexibiliteit om digitale diensten te introduceren en uit te breiden
- Medewerkers zien de meerwaarde en leren steeds beter alle mogelijkheden van Azure te gebruiken
- Van eens in de 6 jaar een ingewikkeld investeringstraject naar overzichtelijke operationele kosten
- Beter beveiligde data en documenten, dankzij meer overzicht en automatische updates
- Data eenvoudig en veilig uitwisselen met andere (overheids)instanties op eenzelfde platform
- Voorspelbare en zelfs lagere kosten, door beter gebruik te maken van resources
‘Microsoft Azure stelt ons in staat om de infrastructuur mee te laten groeien met de stad. InSpark helpt ons dit gefaseerd in te voeren – met de blik op nu én een plan waarmee we vooruit kunnen kijken. Een deepdive in flexibiliteit.’ Dave Bibo, CIO Gemeente Alkmaar
