Makkelijker samenwerken met externen (buiten je organisatie)
Samenwerking met externe partners maakt deel uit van onze dagelijkse routine. Bij het gebruik van Microsoft Teams betekent dat in de praktijk switchen naar de tenant van een partner (zie figuur 1) of externen uitnodigen op jouw tenant, waar zij naartoe switchen.
Microsoft Teams Connect helpt om die externe samenwerking te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Dit om sneller resultaten te behalen en de relaties met partners te versterken. Met gedeelde kanalen (zogenaamde ‘Shared Channels’) kun je een gedeelde werkruimte creëren voor interne en externe teamleden, rechtstreeks vanuit je eigen Teams-account.
Externe gebruikers ontvangen notificaties vanuit de Shared Channels in hun eigen Microsoft Teams-omgeving. We (voor)zien dat hiermee de chatfunctionaliteit in Teams ook beter gebruikt gaat worden.
Overstijgend samenwerken (slimmere Teams)
Samenwerken beperkt zich in de praktijk niet tot de grenzen van een afdeling. Toch was het in Microsoft Teams tot nu toe niet mogelijk om iemand van een andere afdeling eenvoudig toegang te geven tot onderdelen binnen het team. Hierdoor worden vaak voor die samenwerking losse Teams aangemaakt. Met de komst van Shared Channels is dit verleden tijd en zal het aantal multidisciplinaire Teams verminderen. Ook ontstaan er minder kopieën van bestanden in verschillende Teams, doordat we andere teamleden toegang tot een deel van een Team (een Shared Channel) kunnen geven.
Shared Channels naast Standard en Private Channels
Channels zijn samenwerkingsruimten binnen het team. Ze helpen bij het organiseren van gesprekken rond een project, onderwerp of specifiek samenwerkingsdoel. Microsoft introduceert nu dus een nieuw channeltype, namelijk Shared Channels, naast Standard en Private Channels. Figuur 2 toont de verschillen tussen de drie type channels.
Hoewel Standard en Private Channels uitstekend werken om het team met elkaar in contact te brengen, overstijgen veel samenwerkings-behoeften de grenzen van het team of zelfs de grenzen van je eigen organisatie.
Met Shared Channels kunnen gebruikers anderen uitnodigen voor een specifiek channel, zonder hen eerst aan het gehele team toe te voegen. Dit voorkomt dat je te veel informatie vanuit je team met anderen deelt. Het maakt het daarnaast niet langer nodig om nieuwe teams te creëren als de samenwerking in bestaande channels moet worden uitgebreid naar andere personen buiten het team.
Ook ben jij als eigenaar van je team niet langer alleen verantwoordelijk voor de toegang tot informatie. Dit kun je met een Shared Channel dus ook als gedeelde verantwoordelijkheid bij een eigenaar buiten je team neerleggen.
Voor zowel interne als externe samenwerking
Laten we de kracht van Teams Shared Channels bekijken vanuit twee praktijksituaties. Deze kanalen zijn namelijk niet alleen handig voor een efficiënte samenwerking met externen, ook kan je deze kanalen intern inzetten voor afdelingsoverstijgende samenwerkingen.
#1 Interne samenwerking
Afdelingsoverstijgend samenwerken: Samenwerken beperkt zich niet tot de grenzen van je eigen afdeling. In de praktijk zie je dat er veelvuldig en structureel wordt samengewerkt tussen afdelingen die dezelfde doelen nastreven. Denk aan sales- en marketingteams die nauw samenwerken aan marketingcampagnes of grote offertetrajecten. Zonder een nieuw team te starten of elkaar toegang te geven tot de volledige inhoud van elkaars teams, is er nu de mogelijkheid een channel te delen.
Stakeholdercommunicatie: Voor organisaties die projectmatig werken, worden projectenteams opgericht om op dagelijkse basis te kunnen samenwerken aan planningen, notities en vergaderingen. Leden van de stuurgroep hebben alleen interesse in voortgangsrapportages en issues waar ze een beslissing over moeten nemen. Zonder een extra team aan te maken, is het met een gedeeld kanaal mogelijk de stuurgroep gericht te informeren.
#2 Externe samenwerking
Samenwerken met ketenpartners: Als je als team veel samenwerkt met (keten)partners wil je op een gelijkwaardige en snelle manier informatie kunnen uitwisselen. Een gedeelde, snel toegankelijke werkomgeving met gelijke permissies, ongeacht in welke organisatie je werkt, is essentieel. Een mooi voorbeeld hiervan is een toeleverancier en retailer die snel en eenduidig informatie over prijzen, voorraad en logistiek willen uitwisselen.
Langdurige samenwerking met Service Providers: Er zijn maar weinig organisaties die alle facilitaire-, IT- en gebouwvoorzieningen in eigen beheer hebben. Voor samenwerking met partners waarmee je contractueel verbonden bent, is het efficiënt om (een deel van elkaars) medewerkers te vertrouwen in elkaars Teams-omgeving. Zo heeft jouw accountmanager of klantteam beschikking over dezelfde informatie als de contractpartner.
Meer lezen?
Bovenstaande belofte van Teams Connect vind je ook terug in onze whitepaper: Microsoft Teams Connect – Slim aan de slag met Shared Channels. Hierin lees je bovendien meer over de zaken waar je rekening mee moet houden en hoe je snel aan de slag gaat met Shared Channels.
