Wij gebruiken en adviseren onze klanten al jarenlang, om gebruik te maken van ShareGate Desktop. De migratietool voor Office 365. Het bedrijf achter ShareGate Desktop, ShareGate, heeft vorig jaar een nieuw product gelanceerd: ShareGate Apricot (Apricot). Apricot is tegenwoordig inbegrepen bij een licentie voor ShareGate Desktop. In deze blog deel ik mijn ervaringen rondom de werking en toegevoegde waarde van Apricot.
Wat is ShareGate Apricot?
Apricot ondersteunt organisaties met het naleven en implementeren van de governance strategie van Microsoft Teams. Apricot biedt functionaliteit op het gebied van lifecycle management en security & compliance.
Apricot is eenvoudig bereikbaar via een internet browser. Je dient te beschikken over minimaal SharePoint Online Administrator rechten. Als je Apricot opent dan start je met een dashboard:
Vanuit het dashboard word je geattendeerd op openstaande taken en statistieken rondom de Microsoft 365 Groepen (Groups). De term Groups wordt overal toegepast. Een Group (Microsoft 365 Groep) faciliteert namelijk het lidmaatschap van een team in Microsoft Teams en voorziet in de verbinding met de overige Office 365 services. Zoals SharePoint, Planner en Microsoft Stream.
Vanuit het tabblad Groups word je voorzien in een overzicht van alle aanwezige Microsoft 365 Groepen:
Via de filters vind je snel een team waarbij je een compleet overzicht van het team inziet:
Als beheerder ben je nu in staat, via een eigenschappen menu, om het team te beheren zoals het aanpassen van het lidmaatschap of deze te archiveren (hierover later meer). Je ziet in het menu ook het label van het team. Het label is vergelijkbaar met een categorie zoals project of klant. Via een Apricot bot binnen Microsoft Teams krijgen de eigenaren, nadat het team is aangemaakt, de vraag om een label toe te passen:
Het tabblad Activity voorziet in een overzicht van de recente activiteiten van alle teams:
Hiermee verkrijg je inzichten in het gebruik van alle teams. Bijvoorbeeld: Het delen van content met externe personen. De eigenaren van teams krijgen periodiek een e-mail met het verzoek om gedeelde content te reviewen:
Via de inzichten ben je in staat om ervoor te zorgen dat deze security afspraken worden nageleefd.
Apricot ondersteund het lifecycle management van teams door het controleren van de activiteit van teams. Als een team voor een, deze waarde in aanpasbaar, periode van 30 dagen niet wordt gebruikt ontvangen de eigenaren een e-mail:
Hiermee is een eigenaar in staat om het team, en alle content, te archiveren. Het gehele team is binnen 30 dagen te herstellen. Na deze 30 dagen is alleen de SharePoint content herstelbaar. Vanuit het tabblad Archive krijg je inzicht in de gearchiveerde teams en herstel je deze waar nodig.
Het laatste tabblad, settings, stelt de beheerders in staat om, onder andere, de labels te configureren en de reviews inclusief notificaties van inactieve teams en gedeelde content met externe personen.
