Low-code platform digitaliseert werk Gemeente Amsterdam en vermindert administratief werk

“Momenteel is er weinig standaardisering, wat veel administratieve taken met zich meebrengt rondom opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, bijvoorbeeld omdat medewerkers handmatig informatie uit systemen naar standaarddocumenten moeten kopiëren.”

Paul Leenards
//
Programmamanager Ruimte en Economie van de gemeente Amsterdam

Amopis geeft hele keten inzicht in projecten in de buitenruimte

Voor projecten in de buitenruimte werkt de gemeente Amsterdam momenteel met een wirwar aan systemen en templates. Het project Amopis, wat staat voor ‘Amsterdams Opdracht Informatie Systeem’, zorgt voor een low code platform. Oftewel: een begrijpelijke grafische gebruikersomgeving in plaats van computertaal, met geïntegreerde modules. Zo geeft het platform, gebouwd met Power Platform en Azure-technologie, een duidelijk overzicht in projecten. Het platform vermindert daarmee onmiddellijk de administratieve last en kan meebewegen met de gemeente.

Probleem: verouderde database en veel administratie

Met het Digitaal WerkPlan (DWP) probeert de gemeente Amsterdam zicht te krijgen op projecten in de buitenruimte, zoals de herinrichting van straten. Het probleem: DWP is een verouderde Access-database. “Daardoor is het ongeschikt als basis voor het verder digitaliseren van complexe werkprocessen rondom projecten.”, aldus Paul Leenards, programmamanager binnen het cluster Ruimte en Economie van de gemeente Amsterdam. Hij is verantwoordelijk voor het digitaliseren van ketenbrede samenwerking op basis van Microsoft Technologie.

Van wirwar naar één systeem

In opdracht van de gemeente Amsterdam, cluster Ruimte en Economie, bouwt InSpark daarom nu Amopis. Dit platform bestaat uit verschillende, geïntegreerde modules. Het verbetert de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen opdrachtgevers en -nemers binnen projecten in de buitenruimte. Dit geldt voor alle fases, van het eerste initiatief en de aanbesteding tot de uitvoering van werkzaamheden en de overdracht. Het platform wordt in eerste instantie gebouwd voor de clusters Ruimte en Economie en de Stadsdelen, maar de interesse is inmiddels ook gewekt bij andere clusters binnen de gemeente.

Grafisch overzicht

Dankzij Amopis wordt basisinformatie over een project met één druk op de knop beschikbaar. Medewerkers hoeven niet langer te werken met allerlei formulieren die, al dan niet per e-mail, worden verspreid, maar kunnen informatie direct invoeren in het systeem. Data in het systeem kan worden geanalyseerd met verschillende filters, bijvoorbeeld voor projecten, gebieden, fases en de benodigde capaciteit. Tot slot beschikken medewerkers eenvoudig over risicoanalyses, mijlpalenplanningen, kostenramingen en andere rapportages.

 

Projectdetails

Power Platform voor vrijheid en wendbaarheid

InSpark bouwt het platform volledig met het Power Platform en Azure-technologie, legt principal consultant Thijs Soepenberg van InSpark uit. “Met het Power Platform kunnen we de frontend-omgeving – dus alle schermen, rapportages en data die de eindgebruiker ziet – ontwikkelen op basis van low-code. Daardoor configureren we de software via het klikken van functionaliteiten, slechts af en toe komt er wat programmeerwerk aan te pas.”

Power Platform bestaat uit drie pijlers. InSpark gebruikt Power Apps vooral om schermen en formulieren te bouwen die nodig zijn voor het invoeren van data. Power BI is voor interactieve rapportages: gebruikers kunnen zelf filteren, ‘slicen & dicen’ en data op een visuele manier presenteren. En met Power Automate worden workflows geautomatiseerd, zoals het genereren van rapportages.

Agile project bij uitstek

Soepenberg legt uit dat er Agile wordt gewerkt, waarbij het ontwikkelteam met experts van zowel de gemeente als InSpark maandelijks een release aflevert. “Power Platform leent zich uitstekend voor Agile werken. We kunnen steeds snel resultaat laten zien, waarna we de feedback van de gemeente direct verwerken in een release. We gebruiken de Azure DevOps-omgeving om het releaseproces volledig te automatiseren. Op deze manier hebben we zo min mogelijk handmatig werk en minimaliseren we de kans op fouten bij het releasen.”

Door het grote aantal stakeholders en systemen is dit project bij uitstek gebaat bij een Agile aanpak, stelt programmamanager Paul Leenards. “Het voordeel van de digitale wereld ten opzichte van het fysieke domein is dat je resultaten kunt wijzigen en verbeteren. Is de architectuur goed en het fundament solide, dan is er veel ruimte om uit te proberen en door te ontwikkelen.”

‘Het project zal nooit af zijn’

Wat is de status van Amopis? Leenards: “We zijn nu bijna op het punt waarop we DWP kunnen vervangen. Onder water hebben we al een enorme mijlpaal bereikt: de database waar DWP naar verwijst, is omgezet naar een Azure SQL database en daarmee gemoderniseerd en klaar voor de toekomst. We begonnen met tientallen mensen die het in gebruik namen en inmiddels bevinden we ons in een overgangssituatie waarin het breed wordt uitgerold.”

Het Amopis-project is dus nog niet afgerond. Leenards: “Het is ook niet de verwachting dat het ooit afkomt. We gaan het Agile stapje voor stapje uitbreiden en verbeteren.” De komende tijd staan bijvoorbeeld het digitaliseren van handmatige rapportages en het migreren van Office-documenten op de planning. Later volgen onder meer nog een nieuw financieel systeem en een smartphone-omgeving voor het werken op locatie.

Grote uitdagingen

Het ontwikkelteam moet enkele grote uitdagingen tackelen. Soepenberg: “Voor elke module moeten we data ontsluiten uit verschillende systemen, die vaak geen API hebben. Per systeem moeten we inventariseren wat er nodig is om data op een goede en veilige manier te ontsluiten naar Amopis.” Leenards: “Een andere uitdaging is dat de gemeente nu niet Agile, maar volgens de watervalmethode werkt, waardoor men het lastig vindt om te schakelen.”

‘Gemeente loopt echt voorop’

Door te kiezen voor een low-code platform loopt de gemeente Amsterdam echt voorop, stelt Soepenberg. “De gemeente adopteert een jong platform met veel innovatieve mogelijkheden, zoals apps en interactieve rapportages. Low-code betekent ook dat medewerkers in staat zijn om zelf kleine wijzigingen door te voeren aan de applicaties, helemaal wat betreft Power BI. Citizen development, noemen we dat. Als mensen op een veilige manier toegang hebben tot de data, kunnen ze onder andere self-service rapportages ontwikkelen. Zo benut je de volledige kracht van het platform.”

Volgens Leenards stuurt de gemeente hier ook op aan. Er wordt nu al mee geëxperimenteerd, vertelt hij: “Een trainee creëerde laatst een kaart van Amsterdam met daaroverheen de projecten, waarop je kunt klikken voor projectinformatie. In vijf minuten was hij klaar, terwijl daarvóór al twee jaar werd nagedacht hoe zoiets gerealiseerd kon worden. Dat was een eyeopener en plaveit de weg om te onderzoeken wat er allemaal nog meer mogelijk is met het platform.”

 

Thijs Soepenberg
Share
image description
Thijs Soepenberg | Consultant Modern Workplace Productivity
Benieuwd wat wij nog meer doen?
Mijn team en ik denken graag met je mee over de kansen binnen jouw organisatie
Neem contact op
Altijd up to date?
Blijf op de hoogte van de laatste innovaties. Geef aan welke mailings jij maandelijks wil ontvangen. Schrijf je nu in!