Datagedreven succes bij Sportbedrijf Rotterdam

In het dashboard zien we in één oogopslag alle informatie voor de exploitatie van onze sportacommodaties.”

Jack Toutenburg | Projectleider - Sportbedrijf Rotterdam

Sportbedrijf Rotterdam beheert, onderhoudt en ondersteunt meer dan 200 sportlocaties in de gemeente Rotterdam. Van gymzalen en sporthallen tot atletiekbanen, hockeyvelden en zwembaden. Het doel is helder: alle Rotterdammers in beweging krijgen. Daarom zorgt het Sportbedrijf ervoor dat iedere Rotterdammer dichtbij een veilige, schone en goed uitgeruste sportlocatie woont. Om dat mogelijk te maken, moeten planning, onderhoud en dienstverlening naadloos op elkaar aansluiten – en dat vraagt om het slim inzetten van een enorme hoeveelheid data.

De uitdaging van Sportbedrijf Rotterdam

Jack Toutenburg, projectleider bij Sportbedrijf Rotterdam, legt uit wat de uitdaging met datagedreven werken was: ‘Bij het Sportbedrijf hebben we te maken met een gigantische hoeveelheid data. We hebben meerdere bedrijfsapplicaties van waaruit we werken; van systemen voor financiën en personele zaken tot roosters voor zwemlessen en energieverbruik per locatie. Om onze sportlocaties efficiënt te kunnen plannen en sturen moeten we al die processen integraal op elkaar afstemmen. Voorheen koppelden we handmatig exports en Excel bestanden aan elkaar, een omvangrijke en foutgevoelige klus. We hadden behoefte aan één up-to-date rapportagesysteem, waarbij informatie uit verschillende kernsystemen automatisch in een centraal dashboard samenkomt.’

We hadden behoefte aan betere stuurinformatie. Met InSpark zijn we heel snel tot een resultaat gekomen."

Jack Toutenburg | Projectleider, Sportbedrijf Rotterdam

De oplossing: het Managed Oxygen data platform van InSpark

Om datagedreven te werken koos Sportbedrijf Rotterdam voor het Managed Oxygen data platform van InSpark, ontwikkeld door InSpark en gebaseerd op Microsoft Azure. Dit moderne, flexibele platform brengt data uit alle kernsystemen samen in één centraal dashboard. Hierdoor is er altijd real-time inzicht in prestaties, bezetting, energieverbruik en andere cruciale gegevens. Dankzij de managed dienstverlening blijft het platform continu up-to-date en bewaakt InSpark kosten, governance en uptime.

De aanpak van InSpark

Voor de implementatie van het nieuwe data platform ontsloot InSpark alle kernsystemen van Sportbedrijf Rotterdam in het het Oxygen platform. 

Daarbij werden uiteenlopende gegevens geïntegreerd, zoals de bezettingsuren van sportaccommodaties, de status van onderhoudsmeldingen, het energieverbruik per locatie en de opgewekte wind- en zonne-energie vanuit duurzame investeringen.

Deze data werd in nauwe samenwerking met de controllers en producteigenaren van het Sportbedrijf gemodelleerd en voorzien van duidelijke definities. Hierdoor ontstond één centrale, betrouwbare bron van waarheid voor de hele organisatie. Vervolgens werden rapportages ontwikkeld waarin is nagedacht over de visualisatie van KPI’s, de toegankelijkheid van informatie en de rechtenstructuur per rol. Managers en producteigenaren kunnen doorklikken voor detailinformatie, terwijl operationele teams direct toegang hebben tot de gegevens die voor hun werkzaamheden relevant zijn.

Het platform is zo ingericht dat het in alle lagen van de organisatie wordt gebruikt. Finance en HR monitoren er dagelijks prestaties en trends mee, productmanagers sturen op reserveringen en bezetting, en zelfs de zwemleraren aan het bad hebben direct inzicht in actuele gegevens die hen helpen hun werk efficiënter uit te voeren.

Voorheen moest ik informatie handmatig uit verschillende bronnen halen. Nu heb ik automatisch toegang tot informatie die ik nodig heb. Dat betekent in praktijk voor mij: meer tijd voor goede klantenservice en het coachen van mijn team."

Ricardo van der Lelij | Hoofd Zwemzaken, Sportcentrum de Wilgenring

 

Het resultaat voor Sportbedrijf Rotterdam: een data platform als stuurmiddel

Sinds de implementatie van het Managed Oxygen data platform profiteert Sportbedrijf Rotterdam dagelijks van geïntegreerde data en efficiënt ingerichte processen. De belangrijkste resultaten:

• Zwembaden: Managers hebben inzicht in de programmering, inschrijvingen voor zwemlessen en de doorstroom van deelnemers tussen verschillende zwemniveaus.

• Energiebeheer: Het energieverbruik per locatie is real-time te volgen. Ook zonnepanelen zijn aangesloten op het platform, waardoor duurzame opwekking meetbaar is. Dit draagt bij aan de doelstelling om 50% minder CO₂-uitstoot te realiseren.

• Locatieplanning: Productmanagers voor binnen- en buitensport hebben beter zicht op reserveringen en bezetting, wat leidt tot efficiëntere planning en inzet van middelen.

Jack Toutenburg, projectleider bij Sportbedrijf Rotterdam, vat het effect samen:
"Managed Oxygen en de rapportages zijn een belangrijk stuurmiddel ter ondersteuning van onze missie: meer Rotterdammers in beweging krijgen en het effect van onze inzet zichtbaar maken. We blijven innoveren met het data platform. Op termijn willen we op basis van data kunnen voorspellen, bijvoorbeeld verwachte bezoekersaantallen of aanvragen. Datagedreven werken maakt ons steeds slimmer – en in ons geval: sportiever!"

Over InSpark

InSpark versnelt digitale transformatie met innovatieve Microsoft-cloudoplossingen. Met ruim 190 specialisten, alle zes Solutions Partner-gebieden, 10 advanced specializations en de status van Azure Expert Managed Service Provider (MSP) en MISA-lid, behoort InSpark tot de absolute top van Microsoft-partners in Nederland.