Het Intranet maakt nog steeds, vaak tot mijn verassing en ergernis, een belangrijk onderdeel uit van de Moderne Werkplek. Voor het faciliteren van een Intranet Portaal, zijn de SharePoint Communication Sites in het leven geroepen. Een Communicatie Site beschikt over een aantal krachtige eigenschappen:
- Communiceren & publiceren van content
- Snelle oplevering van communicatie & Intranet Portalen
- Krachtige out-of-the-box Apps zoals nieuws & event modules
- Responsive design
- Integratie met Microsoft SharePoint Mobile App
- Uniformiteit & structuur & ontsluiting via SharePoint Hub Sites
Ik zal in een ander blog dieper ingaan op de visie en toepassing van Communication Sites. Dit blog is gericht op het laatste punt: het creëren van uniformiteit en structuur via SharePoint Hub Sites. Voordat je kunt beginnen met SharePoint Hub Sites, dien je een SharePoint Site te promoten tot Hub. Je dient hiervoor gebruik te maken van PowerShell. Klik hier voor de instructies. Wees gerust, het is ongelofelijk simpel. Ik ben geen PowerShell goeroe en het is mij ook gelukt.
Uniformiteit & structuur
Een Moderne Werkplek bestaat uit verschillende SharePoint Team Sites, die de samenwerking tussen een groep mensen faciliteren. Denk hierbij aan samenwerkingen tussen projecten of afdelingen. Daarnaast speelt communicatie ook een grote rol, bijvoorbeeld wanneer werknemers belangrijk nieuws of content richting de organisatie communiceren. Voor deze soorten communicatie worden één of meerdere SharePoint Communication Sites toegepast. De grootste uitdaging? Het verbinden van deze sites met elkaar. Er is namelijk geen uniforme navigatie aanwezig. Je dient per site een navigatie op te zetten. Dit is geen probleem bij een paar sites, maar voor tientallen sites gaat dit een probleem vormen. Het kost veel tijd, maar verhoogt ook het risico op fouten in de configuratie. De SharePoint Hub Sites spelen een cruciale rol op dit gebied.
Aan de slag!
De onderstaande afbeelding toont een voorbeeld van de navigatie binnen een fictief Intranet Portaal.
Indien je deze navigatie op andere SharePoint Sites (Communication of Team Sites) wil aanbieden, dien je dit handmatig aan te pakken. Laten wij deze site nu promoten tot SharePoint Hub Site:
Zoals je ziet is er een nieuwe navigatie node bijgekomen. Dit is de navigatie voor alle SharePoint sites verbonden aan deze hub. Je hebt nu de beschikking over een overkoepelende navigatie en tegelijkertijd een lokale site navigatie. Persoonlijk vind ik deze dubbele weergave erg lelijk. Mijn advies is om de lokale navigatie op SharePoint Communication Sites te verwijderen. Aangezien de lokale navigatie op SharePoint Team Sites zich aan de linkerkant bevindt, vind ik deze prima en laat ik deze staan.
De Hub beschikt op dit moment nog maar over twee instellingen en dat betreft het plaatsen van een logo en naam. Het is goed voor te stellen dat in de toekomst additionele instellingen worden toegevoegd, zoals het toekennen van een eigenaar.
Een nieuwe hub koppelen
Hoe koppel je een SharePoint Site aan onze nieuwe hub? Dit is erg simpel! Ga naar de desbetreffende SharePoint Site en open de instellingen:
Je selecteert de gewenste Hub en bevestigt je keuze. Zoals je ziet zijn er meerdere Hubs mogelijk, maar op dit moment mag je maximaal 50 Hubs koppelen. Nadat je de Hub hebt geselecteerd wordt de navigatie direct toegepast:
Het voordeel hiervan, is dat je nu maar op één locatie de navigatie hoeft bij te houden. Afgezien van de navigatie, ben je ook in staat om de ‘look and feel’ aan de hand van een SharePoint thema, door te zetten naar de gekoppelde SharePoint Sites.
Aggregatie
Een ander belangrijk element binnen een Intranet Portaal, is het aggregeren van relevante informatie van de diverse sites. Er zijn hiervoor een aantal web parts beschikbaar:
- Sites web part
- News web part
- Highlighted content
Sites Web Part
De Sites Web Part toont de activiteiten van alle verbonden SharePoint Sites. Bijvoorbeeld:
News Web Part
De News Web Part toont de nieuwsberichten van alle verbonden SharePoint Sites. Bijvoorbeeld:
Zoals je ziet, is er een nieuwe weergave beschikbaar voor het tonen van Hub nieuws. De overige weergaves, zoals reeds bekend, zijn ook nog steeds beschikbaar.
Highlighted Content Web Part
De Highlighted Content Web Part heeft een extra optie gekregen. Je kunt nu content tonen van alle verbonden SharePoint Sites, maar je kunt ook een deel selecteren.
Conclusie
De SharePoint Hub Site is de verbindende factor voor Intranet Portalen binnen de Moderne Werkplek. Het maakt ons leven efficiënter en eenvoudiger. Dat gezegd, het is de eerste versie. Hierdoor missen er nog features en zijn er kleine bugs. Ik merk af en toe dat het laden van de Hub Web Parts erg lang duurt. Daarnaast duurt het doorzetten van het thema erg lang. Eén van onze klanten ondervond ook issues met het opslaan van de URL achter een link in de Hub navigatie. Mijn advies? Neem contact op met Microsoft Support. Je betaalt tenslotte voor de licenties en de ondersteuning zit erbij inbegrepen. Hieronder vind je de belangrijkste online resources rondom SharePoint Hub Sites:
