Lever de beste moderne werkplek
Microsoft licenties kunnen een complex en vaak onderschatte kostenpost zijn voor veel organisaties. Het lijkt eenvoudig: licenties aanschaffen en wat je nodig hebt, dat werkt wel. Toch blijken de kosten vaak sneller op te lopen dan verwacht. Veel organisaties kopen Microsoft licenties op basis van hun initiële behoeften, maar gebruiken lang niet altijd alles wat ze hebben aangeschaft. Dit leidt tot verborgen kosten die je misschien niet meteen ziet, maar die op lange termijn flink kunnen oplopen.
Waar gaan de meeste kosten mis?
Een voorbeeld van een situatie is dat een organisatie een Microsoft 365 licentie voor elke medewerker aanschaft, maar slechts een klein percentage van de medewerkers gebruikt alle functionaliteiten die in de licentie zitten. Bijvoorbeeld, medewerkers die nooit e-mailen of die geen gebruik maken van bepaalde toepassingen, zoals extern bellen via Teams, blijven licenties toebedeeld krijgen die ze maar voor een deel gebruiken. Vaak zijn dit soort inefficiënties verborgen voor de IT-afdeling of de CFO.
Waarom is dit zo'n groot probleem?
Te hoge kosten dan nodig is, zit vaak in de overlicentiëring, het niet benutten van volledige functionaliteiten, of het aanschaffen van licenties die niet passen bij de werkelijke behoeften van de organisatie. Dit is niet altijd makkelijk te herkennen zonder specialistische kennis van Microsoft licentiemodellen zoals EA (Enterprise Agreement) of CSP (Cloud Solution Provider).
Een ander probleem is dat veel bedrijven licenties inkopen op basis van de initiële verwachtingen en de groei van het aantal medewerkers. Wanneer de organisatie groeit, is het gemakkelijk om voorbij te gaan aan het feit dat niet alle medewerkers dezelfde licentiebehoeften hebben. Een simpele evaluatie van het werkelijke gebruik kan al veel onbenutte licenties aan het licht brengen en kostbare inefficiënties blootleggen.
Hoe kun je inefficiënties voorkomen?
Het begint met een grondige analyse van het daadwerkelijke gebruik van de licenties binnen je organisatie. Door te kijken naar welke functies daadwerkelijk worden gebruikt, kun je bepalen waar licenties kunnen worden afgeschakeld of juist beter afgestemd op de behoeften van specifieke teams of afdelingen. Het is een kwestie van het slim combineren van verschillende licentietypes.
Daarnaast kunnen monitoringtools en dashboards helpen om gaandeweg vroegtijdig inefficiënties te signaleren, zoals ongebruikte licenties of het overschrijden van het aantal benodigde licenties. Proactief licentiebeheer kan een aanzienlijke besparing opleveren zonder concessies te doen aan de functionaliteit die je organisatie nodig heeft.
Conclusie
Het niet goed afstemmen van licenties op de werkelijke behoeften van je organisatie kan leiden tot onterecht hoge kosten. Door regelmatig te evalueren welke licenties daadwerkelijk worden gebruikt en deze af te stemmen op de specifieke behoeften, kun je onbenutte licenties besparen en je licentieportefeuille optimaliseren voor de toekomst. Zo voorkom je dat je onterecht betaalt voor software die je niet gebruikt en houd je grip op je licentiekosten.
Ontdek besparingsmogelijkheden met een licentiescan
Ben jij een CFO of IT-manager en wil je weten hoeveel je kunt besparen op je Microsoft licenties? InSpark biedt kosteloos een licentie-scan aan waarin we je huidige licentiegebruik analyseren en je laten zien waar de besparingsmogelijkheden liggen. We geven je inzicht in de licenties die je écht nodig hebt, helpen je te begrijpen waar je onterecht betaalt, en adviseren je hoe je kostenbesparend licenties kunt beheren.
Wat kun je verwachten van deze scan?
- Een analyse van je huidige Microsoft licentiegebruik.
- Inzicht in het besparingspotentieel.
- Adviesgesprek om de resultaten toe te lichten
Wil je als CFO of IT-manager gebruik maken van deze kosteloze licentie-scan en ontdekken waar je kunt besparen? Neem dan contact met ons op!
Waarom InSpark?
Bij InSpark combineren we specialistische kennis van Microsoft licenties met een persoonlijke en strategische benadering van licentiebeheer. Ons team van 4 licentiespecialisten heeft samen meer dan 40 jaar ervaring en blijft altijd up-to-date met de laatste veranderingen van Microsoft. Door samen met ons je licenties optimaal in te richten, ben je verzekerd van een kostenefficiënte, compliant en toekomstbestendige licentieomgeving.
Als winnaar van de Microsoft Partner of the Year 2024-2025 Global en Country Award in de categorieën Security (domein Identity) en Data & AI, bieden we naast licentieadvies ook diepgaande expertise in het optimaal benutten van Microsoft-technologieën voor jouw organisatie. Dit betekent dat je kunt rekenen op strategisch advies met een vooruitziende blik.
