Van reactief naar proactief licentiebeheer: bespaar op licentiekosten

Microsoft licenties kunnen de financiële planning van een organisatie flink beïnvloeden. Hoewel veel bedrijven zich voornamelijk richten op kortingen en prijsbesprekingen bij de aanschaf van licenties, wordt vaak vergeten dat proactief licentiebeheer een veel grotere rol speelt in kostenbesparing. Door slim om te gaan met je licentieportfolio, kun je niet alleen besparen, maar ook voorkomen dat je onterecht te veel betaalt voor software die niet wordt gebruikt. 

Het belang van proactief licentiebeheer 

De meeste organisaties zijn reactief als het gaat om licentiebeheer. Ze kopen licenties op basis van hun huidige behoeften en kijken daarna pas naar de kosten als het licentiecontract weer verlengd moet worden. Dit is een gemiste kans. Het is veel effectiever om licentiebeheer als een doorlopend proces te benaderen, waarbij je continu monitort, evalueert en optimaliseert op basis van de werkelijke behoeften van de organisatie. 

Slimme licentie analyses 

Een van de belangrijkste aspecten van proactief licentiebeheer is het uitvoeren van slimme licentie-analyses. Dit houdt in dat je periodiek het daadwerkelijke gebruik van licenties analyseert. Door te kijken naar hoeveel medewerkers daadwerkelijk gebruik maken van bepaalde software of functionaliteiten, kun je inefficiënties vroegtijdig signaleren. Soms blijkt bijvoorbeeld dat bepaalde afdelingen een uitgebreider licentietype hebben dan nodig is, terwijl andere afdelingen juist behoefte hebben aan een ruimere licentie. Dit soort inzichten helpen bij het afschalen van overbodige licenties of het kiezen van de juiste versie voor specifieke afdelingen. 

Strategisch licentiebeheer voor de toekomst 

Proactief licentiebeheer is niet alleen gericht op het nu, maar ook op de toekomst. Het is belangrijk om de licentiebehoeften van je organisatie te plannen op basis van de verwachte groei, veranderingen in de technologische omgeving en nieuwe bedrijfsbehoeften. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je bij een nieuwe technologie, zoals de overstap naar Microsoft Copilot of het gebruik van cloudapplicaties, een andere licentiebehoefte hebt. 

Bij het verlengen van licentiecontracten zijn er vaak strategische kansen om licenties slimmer te combineren en aan te passen op basis van de veranderende behoeften van je organisatie. Door nu vooruit te kijken, kun je ervoor zorgen dat je in de toekomst geen onnodige kosten maakt. 

Conclusie 

Door van reactief licentiebeheer over te stappen naar een proactieve benadering, kun je veel efficiënter omgaan met je licentiekosten. Slimme licentie-analyses en strategische planning voor de toekomst helpen je om zowel op de korte als lange termijn kosten te besparen. Proactief licentiebeheer maakt het mogelijk om je licentieportfolio optimaal af te stemmen op de werkelijke behoeften van je organisatie, wat niet alleen financieel voordelig is, maar ook zorgt voor een toekomstbestendige en flexibele werkomgeving. 

Waarom InSpark?

Bij InSpark combineren we specialistische kennis van Microsoft licenties met een persoonlijke en strategische benadering van licentiebeheer. Ons team van 4 licentiespecialisten heeft samen meer dan 40 jaar ervaring en blijft altijd up-to-date met de laatste veranderingen van Microsoft. Door samen met ons je licenties optimaal in te richten, ben je verzekerd van een kostenefficiënte, compliant en toekomstbestendige licentieomgeving.

Als winnaar van de Microsoft Partner of the Year 2024-2025 Global en Country Award in de categorieën Security (domein Identity) en Data & AI, bieden we naast licentieadvies ook diepgaande expertise in het optimaal benutten van Microsoft-technologieën voor jouw organisatie. Dit betekent dat je kunt rekenen op strategisch advies met een vooruitziende blik. 

Ontdek besparingsmogelijkheden met een licentiescan

Ben jij een CFO of IT-manager en wil je weten hoeveel je kunt besparen op je Microsoft licenties? InSpark biedt kosteloos een licentie-scan aan waarin we je huidige licentiegebruik analyseren en je laten zien waar de besparingsmogelijkheden liggen. We geven je inzicht in de licenties die je écht nodig hebt, helpen je te begrijpen waar je onterecht betaalt, en adviseren je hoe je kostenbesparend licenties kunt beheren. 

Wat kun je verwachten van deze scan? 
- Een analyse van je huidige Microsoft licentiegebruik. 
- Inzicht in het besparingspotentieel. 
- Adviesgesprek om de resultaten toe te lichten 

Wil je als CFO of IT-manager gebruik maken van deze kosteloze licentiescan en ontdekken waar je kunt besparen? 

Doe dan de licentiescan