Grip krijgen op Microsoft licentiekosten. Zo doe je dat.

Microsoft licenties kunnen een complexe en vaak onderschatte kostenpost zijn voor veel organisaties. Het lijkt eenvoudig: licenties aanschaffen en wat je wilt gebruiken, dat werkt. Maar zonder een goed overzicht en strategische benadering kunnen de kosten snel oplopen. Vooral in tijden van prijsstijgingen, wanneer CFO’s en IT-managers worstelen met de budgetten, is het essentieel om te kijken naar optimalisatie. Waar liggen de kansen om te besparen, en belangrijker nog: hoe kun je je licentieportfolio strategisch optimaliseren voor de toekomst? Het antwoord is eenvoudig: door specialistische kennis en data gedreven onderzoek krijg je grip op je licentiekosten en kun je niet alleen nu besparen, maar ook jouw licenties voor de komende jaren goed afstemmen op de bedrijfsbehoeften. 

De verborgen kosten van Microsoft licenties: betaal niet voor wat je niet gebruikt 

Veel organisaties kopen Microsoft licenties op basis van hun initiële behoeften, maar gebruiken vaak niet alles van wat ze binnen hun licentiekeuze hebben aangeschaft. Dit leidt tot een situatie waarin je (veel) meer betaalt dan nodig is. Een klassieke situatie is dat een organisatie een Microsoft 365 licentie voor elke medewerker aanschaft, maar slechts 30% van de medewerkers dit in de volle breedte gebruikt. Zo kan er een groep collega's zijn die bijna nooit e-mailen of blijkt dat extern bellen via Teams ook binnen het licentiepakket valt terwijl niemand hier weet van heeft of het gebruikt. Maar het wordt wel betaald. Dit soort inefficiënties komen vaker voor dan je denkt, en vaak zijn ze verborgen voor de ogen van de IT-afdeling of de CFO. En vergis je niet, dit gaat maar al te vaak om uiteindelijke besparingen van tientallen en soms wel honderden duizenden euro's per jaar. Het is niet eenvoudig om dit soort inefficiënties te herkennen en op te lossen zonder specialistische kennis van de verschillende Microsoft licentiemodellen, zoals EA (Enterprise Agreement) en CSP (Cloud Solution Provider). 

Voorbeeld uit de praktijk: 
Een klant in de zorgsector ontdekte via onze licentieanalyse dat ze €150.000 per jaar betaalden voor 1 type Microsoft licenties die voor 40% ongebruikt bleven. Na een grondige evaluatie van hun licentiegebruik, hebben we voorgesteld om over te schakelen naar een ander licentietype voor een groot deel van de medewerkers die slechts beperkte functionaliteiten gebruikten. Het resultaat? Een jaarlijkse besparing van meer dan €50.000, zonder concessies te doen op hun productiviteit of compliance. 

Van reactief naar proactief licentiebeheer 
Grip op licentiekosten betekent niet alleen inzicht, maar ook actie. Met de juiste strategie kun je preventief besparen door: 

• Slimme licentie-analyses: Door te kijken naar het daadwerkelijke gebruik van elke licentie, kunnen we zien waar je kunt besparen. Dit kan betekenen dat je overbodige licenties afschaalt of de juiste licentieversie kiest voor specifieke afdelingen.
• Proactieve monitoring: Door het gebruik van slimme monitoringtools kun je vroegtijdig inefficiënties signaleren, zoals ongebruikte licenties of overlicentiëring. 
• Optimaal schalen van licenties: Door licenties flexibel aan te passen aan de werkelijke behoefte, kun je jaarlijks aanzienlijke besparingen realiseren. 

Strategisch licentiebeheer: het belang van goed voorbereid zijn op verlengingen 

Het beheren van licenties is niet alleen een kwestie van het afstemmen van het huidige gebruik, maar ook van het plannen voor de toekomst. Bij het verlengen van licentiecontracten zijn er vaak kansen om licenties slimmer te combineren en opnieuw af te stemmen op de veranderende behoeften van de organisatie. Hoe meer helder je de plannen voor de komende jaren hebt, hoe sterker je staat tijdens de verlenging en aanschaf van licenties.  

Voorbeeld uit de praktijk:
Een klant in de zakelijke dienstverlening benaderde ons voor hun Microsoft licentie-renewal. Ze waren zich niet bewust van de strategische kansen die het renewal proces bood. We werkten samen om hun licentiebehoeften voor de komende jaren te bepalen, rekening houdend met hun groeiende cloudgebruik en plannen voor de adoptie van nieuwe technologieën zoals Microsoft Copilot. In plaats van simpelweg hun bestaande contracten te verlengen, hielpen we hen bij het combineren van licenties op een manier die zowel kosteneffectief als toekomstbestendig was. Dit leidde tot een besparing van 18% op hun totale licentiekosten, zonder concessies te doen aan de benodigde functionaliteit of flexibiliteit voor toekomstige veranderingen. 

Bij InSpark helpen we je niet alleen bij het identificeren van besparingskansen, maar we zijn ook jouw strategische partner wanneer het gaat om het plannen van licentiebehoeften voor de komende jaren. Dit doen we door: 

• Vooruitkijken en voorbereiden: Samen met jou kijken we naar de verwachte groei van je organisatie en de licentiebehoeften die hierbij komen kijken. Of je nu de overstap maakt naar nieuwe technologieën zoals Microsoft Copilot, of je licenties wilt aanpassen om beter aan te sluiten bij je bedrijfsstrategie, wij zorgen ervoor dat je geen overbodige kosten maakt. 
• Slimme licentiecombinaties: We helpen je bij het bepalen van welke licenties je de komende jaren echt nodig hebt en adviseren over slimme combinaties van licenties die zowel kosteneffectief als toekomstbestendig zijn.  
• Begeleiding bij contractonderhandelingen: Wij staan je bij tijdens het onderhandelen over nieuwe licentiecontracten. Dankzij onze kennis van de Microsoft licentiemodellen kunnen we zorgen voor de beste voorwaarden en kortingen. 

Waarom InSpark?
Bij InSpark combineren we specialistische kennis van Microsoft licenties met een persoonlijke en strategische benadering van licentiebeheer. Ons team van 4 licentiespecialisten heeft samen meer dan 40 jaar ervaring en blijft altijd up-to-date met de laatste veranderingen van Microsoft. Door samen met ons je licenties optimaal in te richten, ben je verzekerd van een kostenefficiënte, compliant en toekomstbestendige licentieomgeving. 

Als winnaar van de Microsoft Partner of the Year 2024-2025 Global en Country Award in de categorieën Security (domein Identity) en Data & AI, bieden we naast licentieadvies ook diepgaande expertise in het optimaal benutten van Microsoft-technologieën voor jouw organisatie. Dit betekent dat je kunt rekenen op strategisch advies met een vooruitziende blik.