De 5 grootste fouten in Microsoft-licentiebeheer en hoe je ze voorkomt

Microsoft-licenties bieden organisaties wereldwijd toegang tot krachtige tools en oplossingen. Toch brengt het beheer ervan vaak uitdagingen met zich mee. De complexiteit van verschillende licentiemodellen, veranderende voorwaarden en audits maakt het moeilijk om volledig grip te houden. Het gevolg? Onnodige kosten en verhoogde risico’s. We bespreken de vijf grootste fouten die organisaties maken in Microsoft-licentiebeheer en geven praktische oplossingen om deze te voorkomen. 

Fout 1: Geen inzicht in daadwerkelijk gebruik 

Probleem: Veel organisaties kopen licenties zonder een duidelijk overzicht van wat daadwerkelijk wordt gebruikt. Dit leidt vaak tot over-licensering, waarbij licenties worden betaald die niet in gebruik zijn, of onder-licensering, wat compliance-risico’s met zich meebrengt. 

Impact:

• Onnodige kosten door ongebruikte licenties. 
• Gebrek aan inzicht kan leiden tot inefficiënte bedrijfsvoering. 

Oplossing:

• Voer regelmatige audits uit: Gebruik tools zoals Microsoft’s Admin Center of gespecialiseerde oplossingen om het gebruik van licenties te monitoren. 
• Stel rapportages in: Creëer maandelijkse rapporten om te analyseren welke licenties actief worden gebruikt en welke overbodig zijn. 
• Optimaliseer: Schaal licenties op of af afhankelijk van de actuele behoefte. 

Fout 2: Onvoldoende voorbereiding op audits 

Probleem: Microsoft voert regelmatig audits uit bij organisaties om te controleren of licenties correct worden gebruikt. Zonder de juiste voorbereiding kunnen bedrijven voor verrassingen komen te staan, zoals boetes of contractaanpassingen. 

Impact: 

• Financieel risico door boetes of naverrekeningen. 
• Verlies van vertrouwen en reputatieschade. 

Oplossing: 

• Beheer een centraal licentieoverzicht: Zorg dat alle licentie-informatie actueel en centraal beschikbaar is. 
• Werk met experts: Laat een specialist je voorbereiden op een mogelijke audit door een compliance-check uit te voeren. 
• Implementeer een beleid: Stel een auditbeleid op om toekomstige controles soepel te laten verlopen. 

Fout 3: Geen aandacht voor veranderende licentievoorwaarden 

Probleem: Microsoft past regelmatig de voorwaarden en prijzen van licenties aan. Zonder proactieve monitoring kunnen organisaties te maken krijgen met onverwachte kostenstijgingen of voorwaarden die niet meer passen bij hun situatie. 

Impact: 

• Onverwachte kosten door prijsstijgingen. 
• Gebrek aan flexibiliteit in licentiebeheer. 

Oplossing: 

• Blijf op de hoogte: Zorg dat je updates en meldingen van Microsoft ontvangt over wijzigingen in licentievoorwaarden. 
• Werk met een partner: Schakel een licentiespecialist in die je vroegtijdig waarschuwt voor veranderingen en advies geeft over alternatieve opties. 
• Herzie regelmatig contracten: Analyseer jaarlijks of de gekozen licenties nog steeds aansluiten bij de behoeften van je organisatie. 

Fout 4: Gebrek aan strategische planning bij contractverlengingen 

Probleem: Veel organisaties verlengen hun Microsoft-licentiecontracten zonder deze kritisch te evalueren. Dit resulteert in gemiste kansen om te besparen of betere voorwaarden te bedingen. 

Impact: 

• Te hoge kosten door het klakkeloos verlengen van bestaande contracten. 
• Gemiste kansen op maatwerk en flexibiliteit. 

Oplossing: 

• Start vroeg met evalueren: Begin zes maanden voor het aflopen van een contract met een grondige evaluatie. 
• Onderhandel strategisch: Zet in op volumekortingen, flexibele voorwaarden en toekomstbestendige licentiemodellen. 
• Bepaal je behoeften: Analyseer welke tools en oplossingen echt nodig zijn voor jouw organisatie. 

Fout 5: Onvoldoende kennis van licentieopties 

Probleem: Microsoft biedt verschillende licentiemodellen aan, zoals CSP, MCA en Enterprise Agreement. Zonder voldoende kennis van de verschillen en mogelijkheden kiezen organisaties vaak voor een suboptimale oplossing. 

Impact: 

• Over-licensering of onder-licensering. 
• Verlies van flexibiliteit en schaalbaarheid. 

Oplossing: 

• Investeer in kennis: Laat medewerkers trainingen volgen over Microsoft-licentiemodellen. 
• Werk met een expert: Schakel een partner in die je helpt de juiste keuze te maken op basis van jouw organisatiebehoeften. 
• Herzie jaarlijks je model: Zorg dat je licentieoptie blijft aansluiten bij veranderende bedrijfsbehoeften. 

Microsoft-licentiebeheer is complex, maar met de juiste aanpak kunnen kostenbesparingen worden gerealiseerd en compliance-risico’s worden voorkomen. Door inzicht te krijgen in gebruik, proactief te handelen bij veranderingen en strategisch te plannen, kun je het maximale halen uit je Microsoft-investeringen. 

Ons team van gespecialiseerde licentie-experts staat klaar om je te ondersteunen bij elke stap. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij jouw licentiebeheer kunnen optimaliseren. 

Ontdek besparingsmogelijkheden met een licentiescan 

Ben jij een CFO of IT-manager en wil je weten hoeveel je kunt besparen op je Microsoft licenties? InSpark biedt kosteloos een licentie-scan aan waarin we je huidige licentiegebruik analyseren en je laten zien waar de besparingsmogelijkheden liggen. We geven je inzicht in de licenties die je écht nodig hebt, helpen je te begrijpen waar je onterecht betaalt, en adviseren je hoe je kostenbesparend licenties kunt beheren. 

Wat kun je verwachten van deze scan? 
- Een analyse van je huidige Microsoft licentiegebruik. 
- Inzicht in het besparingspotentieel. 
- Adviesgesprek om de resultaten toe te lichten 

Wil je als CFO of IT-manager gebruik maken van deze kosteloze licentie-scan en ontdekken waar je kunt besparen? Neem dan contact met ons op! 

Waarom InSpark?
Bij InSpark combineren we specialistische kennis van Microsoft licenties met een persoonlijke en strategische benadering van licentiebeheer. Ons team van 4 licentiespecialisten heeft samen meer dan 40 jaar ervaring en blijft altijd up-to-date met de laatste veranderingen van Microsoft. Door samen met ons je licenties optimaal in te richten, ben je verzekerd van een kostenefficiënte, compliant en toekomstbestendige licentieomgeving. 

Als winnaar van de Microsoft Partner of the Year 2024-2025 Global en Country Award in de categorieën Security (domein Identity) en Data & AI, bieden we naast licentieadvies ook diepgaande expertise in het optimaal benutten van Microsoft-technologieën voor jouw organisatie. Dit betekent dat je kunt rekenen op strategisch advies met een vooruitziende blik.