Samenwerken is de kern van mijn dagelijkse werkleven. Ik werk bijvoorbeeld samen met collega’s, leveranciers en klanten. In mijn vorige blog sprak ik over de moderne en veilige werkplek met Microsoft 365. Hier kwamen de focus punten van Microsoft 365 naar voren:

• Creativiteit
• Samenwerken & communiceren
• Eenvoud
• Veiligheid

Het onderwerp communiceren met de SharePoint communicatie site en Connect 365 Hub, heb ik aangehaald in een andere blog. In deze blog ga ik dieper in op het onderwerp samenwerken. Een onderwerp dat mij nauw aan het hart ligt.

Samenwerken in Microsoft 365

Modern en veilig samenwerken, in Microsoft 365, is niet mogelijk zonder Office 365 groepen. Je vraagt je wellicht af: “Wat is een Office 365 groep?”. Ik geef graag twee toelichtingen. Eén technische definitie voor ICT medewerkers en functionele toelichting voor eindgebruikers. Laten wij beginnen met de toelichting voor ICT medewerkers:

“Een Office 365 groep is een groep in Azure Active Directory. Deze groep bevat leden met de rollen eigenaren en leden”.

Deze toelichting is technisch van aard omdat Azure Active Directory niet bij eindgebruikers bekend is. Het is daarom eenvoudiger om de volgende toelichting te gebruiken:

“Een Office 365 groep stelt je in staat om samen te werken in groepsverband. Aan de hand van o.a. Microsoft Teams, SharePoint, Planner en OneNote. Voorbeelden van samenwerkingsverbanden zijn: afdelingen, teams of projecten.”

Deze toelichting heb ik regelmatig gebruikt in de praktijk en wordt altijd begrepen. Dankzij een Office 365 groep worden namelijk alle Office 365 services met elkaar verbonden. Je ziet dit duidelijk terugkomen in het gebruik van Microsoft Teams. Ik maak bij InSpark onderdeel uit van het Business Productivity Team. Wij maken gebruik van een team in Microsoft Teams ter ondersteuning van de interne samenwerking. Dankzij de inzet van Microsoft Teams worden de volgende zaken gerealiseerd:

• Content wordt centraal opgeslagen op een SharePoint team site;
• Video’s van onze maandelijkse meetings worden centraal opgeslagen in Microsoft Stream;
• De uit te voeren taken van alle leden worden aangemaakt via Planner;
• Rapportages van de voortgang van onze projecten worden gefaciliteerd via Power BI;
• Maandelijkse meetings worden aangemaakt via Exchange Online.

Zoals je ziet is er een verbinding tussen diverse Office 365 services. Dit is niet mogelijk zonder de inzet van een Office 365 groep. Ik heb hieronder een grafische weergave gemaakt van de samenwerking:

Let op: Wij maken geen gebruik van Yammer maar je bent in staat om Yammer te integreren via o.a. een tabblad.

Welkom Connect 365 Hub

Onze doelstelling en passie, is het doorvoeren van een digitale transformatie bij onze klanten. Wij hebben jarenlange ervaring met het realiseren van samenwerkingsomgevingen bij diverse organisaties. We merken dat organisaties helaas nog veel tijd kwijt zijn aan het realiseren van een gestructureerd en efficiënt proces om deze samenwerkingsomgevingen aan te bieden. Vanwege het ontbreken van dit proces worden medewerkers vrijgelaten in het zelfstandig creëren van samenwerkingsverbanden. Hierdoor ontstaat een wildgroei aan SharePoint sites en tegenwoordig teams in Microsoft Teams. Je raakt, als organisatie hierdoor, snel het overzicht kwijt rondom de inhoud en doel van de samenwerkingsverbanden. Wordt er gevoelige informatie opgeslagen? Wordt er gedeeld met externe personen? Zijn er meerdere samenwerkingsverbanden met dezelfde naam? Dit zijn veel voorkomende problemen zonder de aanwezigheid van een gestructureerd en efficiënt proces.

Aan de hand van onze best practices, hebben wij het heft in eigen hand genomen en Connect 365 Hub gelanceerd. Dankzij een combinatie van moderne apps en een geautomatiseerd provisioning mechanisme worden samenwerkingsomgevingen aangemaakt op basis van een vooraf gedefinieerde governance & best practices.

Connect 365 Hub biedt onze klanten een selfservice portaal voor het aanvragen & verwerken & aanmaken van samenwerkingsomgevingen. De samenwerkingsomgevingen worden via een sjabloon aangemaakt. Deze zijn gericht op afdelingen & projecten. De sjablonen zijn gericht op Microsoft Teams, SharePoint Online en Planner. De inhoud van de sjablonen zijn opgesteld aan de hand van onze jarenlange ervaringen. Deze zijn uiteraard uit te breiden met de requirements van onze klanten. De medewerkers vragen een samenwerkingsomgeving aan voor de volgende doeleinden:

• Openbare samenwerking
• Besloten samenwerking
• Vertrouwelijke samenwerking

De openbare samenwerking wordt aangemaakt met een SharePoint Online communicatie site, terwijl de besloten & vertrouwelijke samenwerking met een team in Microsoft Teams en team site in SharePoint Online. Alle aanvragen verlopen via een digitaal formulier:

Vanuit dit digitale formulier worden de governance instellingen (zoals privacy, externe toegang en naamgeving) direct ingesteld en neemt daardoor de zorgen weg bij de aanvrager en ICT afdeling.

Conclusie

Efficiënt en eenvoudig samenwerken is cruciaal voor het succesvol uitvoeren van onze dagelijkse werkzaamheden. Het is daarom belangrijk dat alle medewerkers in staat zijn om met elkaar samen te werken aan de hand van moderne tools. In onze ogen zijn dit Microsoft Teams en SharePoint Online vanuit Office 365. Medewerkers van een organisatie dienen, aan de hand van een vooraf opgestelde governance, samenwerkingsomgevingen aan te vragen. Dit proces dient op een veilige en gestructureerd te worden uitgevoerd. Dankzij Connect 365 Hub zijn organisaties in staat om een versnelde implementatie uit te voeren van gestandaardiseerde samenwerkingsomgevingen. Hierbij geef je niet alleen veel vrijheid aan de eindgebruikers, maar zorg je er ook voor dat dit veilig en in een toekomstvaste structuur plaatsvindt.