De voordelen van kunstmatige intelligentie (AI) op de werkplek zijn groot. Zo blijkt uit Amerikaans onderzoek dat het je zomaar 40% meer werktijd kan opleveren. Bovendien geeft het een boost aan de creativiteit. Maar hoewel AI uiteindelijk eenvoudig in gebruik is, ben je er niet zomaar. Zeker als je het op een veilige manier wil inzetten. Daar gaat een aantal stappen aan vooraf. Wij zetten de vijf belangrijkste voor je op een rij.
Stap 1: breng de basis op orde
Omdat AI-tools op de werkplek, zoals Microsoft 365 Copilot, uit je bestaande bedrijfsdocumentatie put om nieuwe teksten, e-mails of presentaties te maken, is het belangrijk om je informatiehuishouding goed op orde te hebben. Door aan de best-practices van Microsoft te voldoen, heb je een goede basis. Met die best-practices regel je bijvoorbeeld dat de AI alleen de documentatie gebruikt waar een medewerker bij mag komen. Ook voorkom je hiermee dat gevoelige informatie wordt gebruikt in presentaties of in andere soorten documenten. Overigens gebruiken de AI-tools van Microsoft je bedrijfsinformatie altijd op een compliant manier: je data blijven binnen de cloudomgeving van je organisatie.
Stap 2: creëer beleid en richtlijnen
Niet alleen AI-tools moeten weten wie bij welke informatie mag, ook je medewerkers zelf hebben duidelijkheid en goede afspraken nodig. Nu al gebruikt in de VS zo’n tweederde van de kenniswerkers wel eens AI. Daarvan snapt 73% niet of onvoldoende hoe die informatie eigenlijk verwerkt wordt. Wanneer dit onduidelijk is, kunnen je medewerkers AI verkeerd inzetten. Met bijvoorbeeld privacyschendingen en andere compliancerisico’s als gevolg. Beleid en richtlijnen helpen dit te voorkomen. Hierin maak je duidelijk wat wel en niet is toegestaan en welke functionaliteiten van AI wel en niet ingezet kunnen worden.
Stap 3: zorg voor adoptie van AI
Naast risico’s biedt AI vooral heel veel kansen en mogelijkheden – en ook dat kun je in je beleid en richtlijnen opnemen. En belangrijker nog: je wil je medewerkers daarin meenemen. Zowel in praktische zin, zodat ze de mogelijkheden binnen hun huidige takenpakket zien, en vooruitkijkend, om in door te groeien. Want AI kan je medewerkers heel goed helpen om tijd te besparen en de werkdruk te verminderen. Ook kan het de creativiteit prikkelen, door als brainstormpartner te fungeren of door een eerste opzet te maken. Wel is het noodzakelijk om handig en vaardig met AI te worden. Dat maakt een goede adoptiestrategie een belangrijke stap.
Stap 4: differentieer en maak persona’s
Omdat AI van zoveel waarde kan zijn in de dagelijkse praktijk van een groot palet aan kenniswerkers, loopt het gebruik ook uiteen. Een collega van de finance-afdeling zal AI anders gebruiken dan de marketingcollega’s, en voor andere soorten activiteiten. Belangrijk dus om rekening mee te houden in je adoptiestrategie. Zijn de verschillen bij jullie op de werkvloer erg groot, dan kun je overwegen om met persona’s te werken. Dat is meteen een goede manier om de behoeftes van je medewerkers in kaart te brengen én het inzicht te vergroten in de effectiviteit van de inzet van AI op ieders werkplek.
Stap 5: blijf up-to-date
Het klinkt als een cliché, maar is desondanks te belangrijk om niet als aparte stap te benoemen: blijf up-to-date. Want ook al zijn jullie medewerkers inmiddels helemaal ingeburgerd en goed bekend met de mogelijkheden van AI, de ontwikkelingen gaan razendsnel. AI dringt steeds verder door in de samenleving. Het kan dus zomaar zijn dat er morgen compleet nieuwe mogelijkheden en kansen op je wachten. Om op de hoogte te blijven, heeft Microsoft goede nieuwsfeeds. En ook wij helpen je graag. Met kennissessies over nieuwe inzichten en mogelijkheden bijvoorbeeld.
Hulp bij iedere stap
Van je informatiehuishouding tot je adoptiestrategie: we kunnen je bij elke stap helpen en ondersteunen om de randvoorwaarden voor een effectieve inzet van AI op de werkplek met Microsoft 365 Copilot in te vullen. Wil je meer weten? Hier lees je meer over de mogelijkheden van AI op de werkplek. Of bekijk meteen welke diensten we aanbieden om AI en Microsoft Copilot effectief in te zetten.
Direct terugkijken: webinar ‘Ontdek Microsoft 365 Copilot’
Microsoft 365 Copilot brengt generatieve AI naar jouw werkplek. We nemen je graag mee in waarom Copilot écht een vooruitgang in de manier van werken brengt. Maar we vertellen ook hoe je hier mee start binnen jouw organisatie en hoe je zorgt dat je er maximaal van profiteert.
Wat kun je verwachten?
- Voorbeelden van hoe je voordeel haalt uit Copilot
- Technische eisen voor het in gebruik nemen van Copilot
- Het belang van beleid en richtlijnen rondom het gebruik van AI
- Tips voor het adoptieproces
